Делопроизводитель в отдел пуско-наладки и эксплуатации

Обязанности: Работа с договорами на техническое обслуживание. Приём и регистрация поступающих договоров (проверка реквизитов, сроков, подписей). Анализ условий: сверка объёмов работ, цен, сроков оплаты, выявление несоответствий или рисков. Контроль исполнения условий договора подрядчиком (сроки, качество работ). Ведение реестра договоров, формирование по ним отчётности. Контроль выставления закрывающих документов. Ежемесячное формирование закрывающих документов по выполненных работам. Формирование сопровождающих документов и акта приёма-передачи. Сверка закрывающих документов (акты выполненных работ, счета-фактуры, акты сверок) с первичными документами (накладные, акты приёмки, счета). Выявление расхождений (недостача, завышенные объёмы, ошибки в реквизитах). Направление рекламаций подрядчику. Формирование реестров закрывающих документов для бухгалтерии. Контроль за своевременным возвратом закрывающих документов, подписанных Заказчиками. Контроль за возвратом технических актов формируемых и подписанных на объекте при фактическом выполнении работ. Документооборот и архив. Систематизация входящей и исходящей документации, ведение журналов регистрации, обеспечение сохранности документов. Подготовка дел для архивации или передачи в архив. Сопровождение договорной работы. Помощь юристам и специалистам отдела в подготовке технических заданий, спецификаций, дополнительных соглашений. Подготовка отчётности. Формирование сводных отчётов по договорам (по срокам, объёму работ, оплате) для руководства и контролирующих органов. Ежемесячно отправка представителям заказчика различных видов отчетности (акты выполненных работ (технический акт), отчет по теплопотреблению за предыдущий календарный период и др.) Взаимодействие с другими подразделениями. Координация с бухгалтерией, техническим отделом, сметно-договорным отделом по вопросам, связанным с договорами. Соблюдение конфиденциальности. Обеспечение защиты коммерческой тайны при работе с договорами и сопутствующими документами. Обеспечение отдела. Взаимодействие с поставщиками оборудования, выставление счетов на оборудование и материалы (по заявкам от инженерного состава). Формирование реестра счетов на согласование и оплату. Организация доставки оборудования на конкретный адрес или самовывоз. Контроль наличия и формирование заказа канцелярии для отдела. Взаимодействие с организациями связи (МТС и Мегафон) получение счетов для пополнения лицевого счета, отключение и подключение номеров. Требования: Презентабельный внешний вид Опыт работы в аналогичной должности будет Вашим преимуществом Внимательность, ответственность, доброжелательность Умение работать в режиме многозадачности Условия: Оформление согласно ТК РФ Комфортабельный офис Своевременная выплата зарплаты Возможность карьерного роста