Личный ассистент руководителя

Обязанности: Работа с документами: договоры, счета, акты, служебные записки, таблицы. Сбор, структурирование и анализ информации для руководителя. Ведение CRM, таблиц, таск-трекеров, внутренних баз данных. Помощь в описании и систематизации бизнес-процессов: регламенты, инструкции, чек-листы. Координация административных, офисных и хозяйственных вопросов. Организация поездок, маршрутов, бронирований, трансферов. Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками, банками, бухгалтерией, юристами и сервисными компаниями. Участие в подборе персонала: размещение вакансий, первичный разбор откликов, координация собеседований, ведение таблицы кандидатов, сбор обратной связи и помощь в адаптации новых сотрудников. Ведение календаря руководителя, организация встреч, звонков, поездок. Контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками и подрядчиками. Подготовка протоколов встреч, фиксация договорённостей и контроль дедлайнов. Выполнение личных поручений руководителя в разумном объёме: travel, бытовые, семейные, сервисные и организационные вопросы. Требования: Личностные качества: - Структурность мышления, аналитический склад ума. - Высокая скорость обработки информации. - Проактивность, инициативность, ответственность за результат. - Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности. - Способность быстро разобраться в новой задаче и предложить решение. - Умение соблюдать субординацию и личные границы руководителя. Навыки и компетенции: - Уверенное владение Bitrix24, Google Docs, Excel, Word. - Умение работать с искусственным интеллектом для оптимизации задач. - Навыки форматирования документов, составления таблиц и отчетов. - Опыт работы с информацией: поиск, анализ, систематизация. Образование и опыт: - Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, персональным ассистентом от 2 лет обязательно. - Опыт участия в подборе персонала будет преимуществом: первичный скрининг, организация интервью, ведение воронки кандидатов. - Опыт контроля поручений, сроков, договорённостей и исполнителей. - Умение одновременно вести бизнес-, административные и организационные задачи. Условия работы: - График работы: по графику руководителя 9-18, 5/2, в исключительных! случаях (поездки/переговоры) за графиком - Работа гибрид, встречи в офисе и поездки по Санкт-Петербургу (2-6 раз в месяц) - Возможность карьерного роста до исполнительного/операционного директора. Почему стоит откликнуться: - Разнообразные задачи и полное погружение в изнанку бизнеса. - Вы будете работать напрямую с руководителем и видите реальный результат своих действий. - Сможете давать рекомендации/советы/внедрять свое видение процессов. - Руководитель ценит инициативу, даём свободу в выборе способов решения задач. - Комфортная, уважительная атмосфера и адекватность.