Обязанности:
Компания «Ультрамар» входит в ТОП 5 Морских портов России, приглашает к сотрудничеству Руководителя направления административной поддержки Генерального директора (порт для хранения и перевалки угля и минеральных удобрений со складами и железнодорожной инфраструктурой, общей пропускной способностью более 35 млн. тонн).Основные задачи: Организационно-административные функции: Контроль поручений: напоминание руководителям отделов о сроках выполнения поручений ГД, сбор отчетов. 2. Управление временем и графиком: Полный контроль над календарем: планирование, корректировка, оптимизация графика; Приоритизация: определение важности и срочности встреч, умение сказать "нет" или предложить альтернативу; Организация встреч: координация с внутренними и внешними участниками, подбор времени, бронирование переговорных; Буферизация: защита ГД от нежелательных посетителей и звонков, фильтрация входящих запросов; Напоминания: о предстоящих встречах, дедлайнах, личных делах; Логистика: построение оптимального маршрута с учетом графика и пробок. 3. Личный функционал и конфиденциальность: Полная конфиденциальность: доступ к личной и коммерческой тайне, умение хранить секреты. 4. Коммуникации и корреспонденция: Обработка входящей корреспонденции, поступающей в адрес ГД: фильтрация, сортировка, назначение ответственных за исполнение, подготовка черновиков для ответов ГД; Подготовка исходящей корреспонденции: написание писем, служебных записок, приказов под диктовку или по собственной инициативе; Ответы на телефонные звонки: профессиональное и вежливое общение, решение вопросов без подключения ГД; Организация видео- и конференцсвязи: техническая подготовка и обеспечение. 5. Подготовка и работа с документами: Создание и оформление документов: презентации, доклады, отчеты, справки, коммерческие предложения, протоколы совещаний; Подготовка к встречам, анализ и систематизация информации: сбор необходимых материалов, составление повестки дня; Проверка документов на ошибки и соответствие формату. 6. Проактивная и стратегическая роль: Антиципация: предугадывание потребностей и желаний ГД. ("Я уже подготовил этот отчет, потому что видел, что он понадобится к совещанию в четверг"); Инициатива: предложение по оптимизации процессов, внедрение новых инструментов. Требования: Высшее образование; Опыт работы от 5 лет с руководителями уровня СЕО или с собственниками бизнеса в крупных промышленных, логистических, строительных компаниях (численность более 1,7 тыс. чел.); Английский – В2 и выше; Уверенный пользователь: 1С; Битрикс; Outlook; Excel; Word; PowerPoint; Smartway; Whelly; Аэрофлот; Яндекс.Еда; Готовность быть на связи 24/7, работать в режиме многозадачности; Готовность к поездкам на Терминал (д. Вистино, Усть-Луга) (1-2 раза в неделю); Проактивность, стрессоустойчивость и многозадачность; Безупречные коммуникативные навыки; Высокий эмоциональный интеллект (EQ); Лояльность и конфиденциальность, внимательность к деталям; Умение работать в условиях неопределенности. Условия: Работа в крупном развивающемся холдинге; Оформление в штат компании по ТК РФ; Белая заработная плата; ДМС со стоматологией по итогам прохождения испытательного срока; График работы 5/2 с 09:00 до 18:00, ненормированный рабочий день; исключительно офисный формат (без гибрида и удаленки); Возможны периодические задержки до 19:30-20:00, возможна работа по субботам (оплата РВ); Работа в уютном офисе в Бизнес-центре Аэроплаза (развозка от метро Московская и от м. Пр. Ветеранов). Благодарим, что ознакомились с нашим предложением. В сопроводительном письме просим уточнить ваши ожидания по заработной плате. Будем рады продуктивному сотрудничеству!Похожие вакансии