Обязанности:
Ключевая задача позиции: Построение единой, прозрачной системы документооборота и административной поддержки топ-менеджмента, обеспечение контроля исполнительской дисциплины. Мы предлагаем не просто позицию помощника, а полноценный старт карьеры. Вы получите возможность выстроить административный блок Компании «с чистого листа». При успешной реализации проектов - карьерное повышение до руководителя секретариата с расширением зоны ответственности. Ваши задачи: 1. Документационное и бездокументное сопровождение в полном объеме - планирование рабочего дня руководителя, - встреча посетителей̆ руководителя, организация кофе-брейков для гостей и участников внутренних конференций, - ведение деловой̆ переписки: составление писем, приказов, актов, запросов, отчетов, сопроводительных документов, - подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций, - организация совещаний под председательством руководителей, ведение, оформление протоколов совещаний, рассылка повесток и дополнительных материалов, постановка поручений по итогам совещаний, контроль выполнения поручений, указаний руководителя, - travel-менеджмент (полное оформление командировок руководителя и коллег), - прием-регистрация поступающей корреспонденции, передача ее конкретным исполнителям, - получение и отправка корреспонденции в почтовых отделениях, взаимодействие с курьерскими службами, - ведение реестров, формирование дел, оперативное хранение документов в ходе исполнения, - экспертиза проектов организационно-распорядительной документации и исходящей корреспонденции, - разработка и актуализация Стандартов по делопроизводству и организация их внедрения, - организация работы бумажного и внедрению электронного архивов, - участие во внедрении системы электронного документооборота в организации, - помощь в организации участия в выставках. 2. Взаимодействие с финансовым отделом - передача полного пакета документов по командировкам сотрудников не позднее 18 и 04 числа каждого месяца, - ежемесячное предоставление реестра поездок на корпоративном такси с приложением служебных записок сотрудников не позднее 05 числа каждого месяца, - запрос, контроль корректности оформления и передача закрывающих документов и актов сверки контрагентов, взаимодействие с которыми происходит в рамках выполнения трудовой функции, - подготовка (оформление и подписание у сотрудников) всех договоров дарения, - представление организации в банках, налоговой службе, социальном фонде России. Требования к кандидату: Опыт - работы от 5 лет в делопроизводстве / административном управлении, - аудита документооборота и внедрения изменений «с земли», - работы с документами, содержащими персональные данные (152-ФЗ), - работы с 1С: Документооборот в роли админа/внедренца – Ваше преимущество. Профессиональные навыки - уверенные знания ГОСТов по делопроизводству и трудового законодательства (в части работы с персональными данными), - умение вести протоколы сложных оперативных совещаний (с постановкой SMART-поручений), - опыт восстановления архивов (бумажных) и внедрения электронных архивов, - процедурная чёткость, педантичность – как профессиональное достоинство, - умение и готовность работать в режиме многозадачности, с большим объёмом информации, - четкое понимание и соблюдение вопросов конфиденциальности, - оправданная инициатива, - понимание и соблюдение делового этикета, - наличие рекомендаций с предыдущего места работы. Личные качества - коммуникативная гибкость и компетентность, - высокая образовательная активность, - позитивное мышление, такт, стрессоустойчивость. Мы предлагаем: - оформление строго в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, - предварительный медицинский осмотр (за счет работодателя), - оклад (+ежеквартальные премии по результатам работы, "13-я заработная плата" за полный отработанный год), - ежегодное обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы (повышение окладов / индексация), - пятидневная рабочая неделя с 9:15 до 18:00, пятница - до 16.45, - добровольное медицинское страхование, - корпоративные обеды, удобная столовая, чай/кофе, - возможность обучения за счет работодателя, - материальная помощь в рамках корпоративного стандарта, - комфортные условия труда: новое производственное здание, буккроссинг, настольный теннис, - дружный коллектив, корпоративные мероприятия (в том числе детские), - корпоративный групповой спорт - своя волейбольная команда, коллективное участие в федеральных спортивных мероприятиях (марафон, велогонка La Strada , Гонка Героев), внутрикорпоративные соревнования по боулингу, картингу, - детские подарки (Новый год, "Первоклассник"), - большая бесплатная парковка на территории предприятия, - корпоративный транспорт от станции метро "Проспект Ветеранов" и "Московская". Адрес предприятия (места работы) - Ленинградская область, Ломоносовский муниципальный район, Виллозское городское поселение, тер. Южная часть производственной зоны Горелово, улица Сименса, д.2/4, пешая доступность от п. Новогорелово.Похожие вакансии
От 114 000 руб.
Санкт-Петербург
Публично-правовая компания Военно-строительная компания