Секретарь/офис-менеджер

Обязанности: Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании. По поручению руководителя составлять письма, приказы и другие документы. Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости. Отправка писем по поручению руководителя и других сотрудников компании. Вести делопроизводство. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства и исполнителям. Организация электронного документооборота. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения. Выполнять работы по распечатке, сканированию, размножению и хранению документов. Создавать условия для нормальной работы офиса: следить за потребностью в канцтоварах, оргтехнике и другой необходимой продукции. Своевременное принятие мер при поломках и повреждениях оргтехники. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих. Организовывать прием посетителей и, по возможности, создавать условия для скорейшего решения вопросов. Организовывать корпоративные мероприятия, праздники, обучающие семинары и пр. Выполнять отдельные служебные поручения руководителя. Требования: Секретарь обязан знать: — Правила ведения делопроизводства; — Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации; — Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов; — Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.; — Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д.); — Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку. Условия: Работа в дружном коллективе, в компании с высоким уровнем корпоративной культуры Полная занятость, официальное оформление в соответствии с ТК РФ, работа в офисе компании Полностью "белая" заработная плата Реализация интересных задач Личные качества: Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата, внимательность, пунктуальность.