Заместитель Управляющего филиалом/Администратор

—«Это позиция для активного организатора, который не боится рутины и хочет получить опыт работы с функционалом руководящей должности. !!!ГРАФИК: с Пн по Чт 13:00-21:00 и Вс с 13:00-21:00 ПТ и СБ Выходной. Требования—Опыт работы в сфере услуг/образования от 1 года (обязательно с живыми клиентами). Уверенный пользователь ПК: CRM, Google-таблицы, мессенджеры, работа с документами. Грамотная речь (устная и письменная) — Презентабельный вид: Вы — лицо филиала, встречаете родителей и детей, проводите собрания. Навык работы с возражениями. Навык конструктивного ведения конфликтных переговоров. Умение организовывать процессы и людей (координация педагогов/персонала). Готовность работать по гибкому графику (вечера/выходные) Обязанности—1. КЛИЕНТСКИЙ СЕРВИС И КОММУНИКАЦИИ С РОДИТЕЛЯМИ- Обработка входящих звонков и сообщений во всех мессенджерах (Вк, Тг, Max.) – оперативные ответы на вопросы о расписании, стоимости, содержании программы, мероприятиях и др.- Ведение родительских чатов групп: информирование о предстоящих событиях, изменениях в расписании, напоминания.- Работа с сайтом школы и группой в ВК, карточкой компании в Яндекс, Гугл, 2 Гис.- Презентация услуг школы для новых клиентов (экскурсия по филиалу, консультация по программам, помощь в выборе группы).- Организация и проведение родительских собраний 2-3 раза в год (подготовка повестки, встреча, ответы на общие вопросы) совместно с педагогами.- Участие в подготовке и проведении открытых уроков и фестивалей 2-3 раза в год (информирование родителей, встреча, рассадка и т.п.)- Формирование и поддержание доброжелательной, доверительной атмосферы в общении с родителями и детьми (в рамках своих компетенций).- Съёмка коротких видео и фото отчётов с занятий для родителей в группы на телефон.)- Работа с конфликтными ситуациями между детьми, между родителями, между родителями и педагогами – выслушивание, медиация, поиск решений.- Контроль дисциплины на занятиях (совместно с педагогами): мониторинг нарушений (агрессия, некомандное поведение, систематические пропуски).- Проведение бесед с родителями проблемных детей: обсуждение гиперактивности, замкнутости, отставания – с использованием техники «заботы о ребёнке» (без постановки диагнозов, строго по предоставленному работодателем скрипту).- Расторжение договоров (в том числе по инициативе школы) при систематических нарушениях оплаты или поведения – оформление соглашений, уведомлений, возврат средств (по регламенту).2. ПОМОЩЬ В УПРАВЛЕНИИ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ И ПЕДАГОГАМИ.- Составление и корректировка расписания занятий по группам с учётом загруженности педагогов и занятости аудиторий.- Координация педагогов по текущим вопросам: замена при болезнях, перенос занятий, согласование времени, оперативное решение конфликтов между преподавателями.- Проверка отработанных часов каждого педагога (учёт замен, дополнительных занятий) и подготовка данных для начисления заработной платы.- Обеспечение педагогов необходимыми реквизитом, костюмами, методическими материалами (выдача, приём, учёт износа).3. ДОКУМЕНТООБОРОТ, ФИНАНСЫ И АРЕНДА- Составление, печать и выдача договоров на обучение новым родителям (контроль подписания).- Оформление справок для родителей (об обучении, для налогового вычета, для школы и т.п.).- Ведение таблицы учёта оплат (фиксация платежей, своевременное отслеживание поступлений).- Генерация и размещение QR-кодов для оплаты (в группах ТГ, MAX)- Взаимодействие с арендаторами помещений: получения счетов, отправка бухгалтеру, распечатка договора аренды, контроль оплат.4. ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ПОРЯДОК- Контроль чистоты и порядка в аудиториях и общих зонах: взаимодействие с уборщицами (график, качество уборки, расходники).- Обеспечение аудиторий всем необходимым: бахилы, стулья, реквизит.- Заказ формы, сбор информации о размерах, проверка оплаты.- Проверка наличия и исправности технического оснащения: колонки, синтезаторы, проекторы, свет – своевременный заказ ремонта или замена.- Организация доступа в помещения (выдача/поиск ключей, контроль доступа).- Ведение учёта имущества (костюмы, реквизит, оборудование) – перемещение, сохранность. 5. ПОМОЩЬ В ОРГАНИЗАЦИИ ФЕСТИВАЛЕЙ И ВЫЕЗДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ - Поиск площадок, документооборот, составление тайминга мероприятий.- Бронирование билетов на мероприятия, гостиниц, трансферов для выездных фестивалей.- Организация сбора и подготовки костюмов, декораций, реквизита к выступлениям.- Заказ грузчиков и транспортных компаний для перевозки декораций и имущества.- Сопровождение групп на выездных мероприятиях (по желанию, в составе команды) – организация питания, контроль времени, связь с принимающей стороной. 6. АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПОДДЕРЖКА И ВЫПОЛНЕНИЕ ПОРУЧЕНИЙ- Выполнение срочных поручений руководителя филиала (разовые задания, связанные с текущей деятельностью).- Участие в оптимизации внутренних процессов – предложения по улучшению сервиса и сокращению рутины.- Взаимодействие с другими филиалами и центральным офисом по общим вопросам.