Помощник руководителя

Обязанности: Стратегическое фильтрование информационного потока Прием, первичный анализ и селекция всей входящей корреспонденции (письма, договоры, документы, отчеты ). Возврат на доработку или отклонение запросов, не требующих вмешательства руководителя, с обязательной аргументацией для отправителю. Управление календарем и тайм-менеджмент Формирование помесячного/понедельного графика рабочего времени руководителя. Жесткое согласование всех внутренних и внешних встреч с обязательным требованием предоставления повестки и материалов. Перенос/отмена встреч при наступлении форс-мажоров . Контроль исполнения поручений Ведение реестра всех устных и письменных поручений руководителя. Еженедельный сверочный отчет о статусе исполнения. Организация и сопровождение совещаний топ-уровня Подготовка повесток для совещаний топ-менеджеров . Ведение поименного протокола и контроль рассылки после окончания совещания. Управление договорным документооборотом Сопровождение визирования крупных контрактов Подготовка аналитических справок и дашбордов Организация командировок и выездных мероприятий Бронирование билетов, гостиниц, организация трансферов для поездок в филиалы (регионы) и на переговоры. Подготовка посадочных папок: регламент встреч, коммерческие предложения, презентации о деятельности посещаемых предприятий. Управление доступом и конфиденциальной информацией Организация допуска посетителей к руководителю. Обеспечение сохранности персональных данных топ-менеджеров и коммерческой тайны. Уничтожение черновиков согласно регламенту. Выполнений личных поручений и организация сервиса для встречи высокопоставленных лиц Требования: Высшее образование (экономическое/юридическое/менеджемент— приветствуется). Опыт работы на аналогичной должности (помощник руководителя, офис-менеджер на уровне топ-менеджмента) от 1,5 лет. Опыт работы в крупных компаниях с многоуровневой структурой — преимущество. Владение регламентами делопроизводства: осуществление первичной фильтрации, анализа и селекции входящей корреспонденции. Ведение системного реестра устных и письменных поручений руководителя. Опыт сопровождения договорного документооборота, включая сквозное визирование крупных контрактов, подготовка аналитических справок . Обеспечение режима конфиденциальности. Высокий уровень владения MS Office (Excel — сводные, графики; PowerPoint — профессиональные презентации), знание систем ЭДО (1С:Документооборот, Directum или аналоги). Грамотная устная и письменная деловая речь. Личностные и деловые качества: Проактивность и системное мышление: способность самостоятельно предлагать алгоритмы решений в нестандартных ситуациях без обращения к руководителю. Высокая стрессоустойчивость и многозадачность: эффективная работа в условиях жестких дедлайнов и частых изменений приоритетов. Дипломатичность и развитые коммуникативные навыки. Педантичность и внимание к деталям Безусловное соблюдение конфиденциальности и политики информационной безопасности компании. Условия: Официальное трудоустройство в штат компании, социальный пакет. Стабильная заработная плата (дважды в месяц), обсуждается по итогам собеседования. График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00 (готовность к ненормированному рабочему дню). Место работы: г. Ростов-на-Дону, ул. Береговая 17. Предоставление ДМС после 3 месяцев работы. Работа в динамично развивающейся компании.