Обязанности: .1. Помощник руководителя (ПР) осуществляет комплексное административное, организационное и информационное сопровождение руководителя компании, обеспечивая бесперебойную работу офиса и координацию между всеми подразделениями. 1.2. Ключевая специфика: в условиях проектной работы ПортСнаб (ремонты портальных кранов по РФ, 5 сервисных бригад, поставки из Китая, тендеры) ПР выступает «операционным хабом» — точкой сбора, систематизации и передачи информации между руководителем, производством, сервисом, продажами и внешними контрагентами. Ведение календаря и планирование Планирование рабочего дня руководителя: встречи, совещания, звонки, командировки, дедлайны по сделкам. Контроль отсутствия пересечений, напоминание за 1 час и за 15 минут. Согласование встреч с внешними контрагентами (порты, поставщики, банки). Приём и фильтрация входящих коммуникаций Обработка входящих звонков, писем, сообщений в мессенджерах. Фильтрация: срочные — сразу передать руководителю; стандартные — подготовить ответ или передать в работу исполнителю; спам — отсеять. Ведение журнала входящих обращений. Подготовка документов для подписи Предварительная проверка договоров, актов, спецификаций, счетов, служебных записок перед передачей руководителю: корректность реквизитов, наличие всех приложений, согласованность сумм и сроков, соответствие шаблону. Ведение переписки от имени руководителя Подготовка писем, ответов, приглашений, запросов информации. Согласование текста с руководителем перед отправкой. Ведение архива переписки по проектам и клиентам. Ведение реестров договоров Создание и актуализация реестра договоров: номер, контрагент, предмет, сумма, сроки, этапы оплаты, ответственный менеджер. Контроль сроков действия, напоминание о пролонгации за 30 дней. Подготовка первичной документации Оформление счетов, актов выполненных работ, накладных, счетов-фактур (совместно с бухгалтерией). Проверка соответствия данных в первичке и в договоре. Контроль исполнения поручений руководителя Ведение реестра поручений: что поручено, кому, срок, статус. Ежедневный контроль просроченных и срывающихся задач. Напоминание исполнителям и доклад руководителю о критических срывах. Оперативная сводка для руководителя Ежедневная подготовка «планёрки» / сводки: статус ключевых сделок, местонахождение бригад, сроки поставок из Китая, просроченные платежи, входящие тендеры. Ведение CRM и проектного архива Внесение в CRM данных по клиентам, сделкам, встречам (при отсутствии у менеджера). Контроль заполненности CRM менеджерами. Ведение папок проектов по каждому порту/крану (договоры, акты, фото, переписка). Бронирование и маршрут Бронирование билетов (ЖД, авиа, автобус), гостиниц, вахтовых поселков. Расчёт маршрута (с учётом удалённости портов, сезона, погоды в Заполярье). Передача маршрутного листа и контактов бригаде. Возможно… Обязанность Организация совещаний и планёрок Подготовка повестки, приглашение участников, бронирование переговорной/Zoom, подготовка презентаций и материалов. Ведение протоколов совещаний, фиксация решений и ответственных. Контроль исполнения решений. Подготовка презентаций и отчётов Подготовка презентаций для совещаний с заказчиками, отчётов для Ассоциации морских торговых портов, годовых отчётов. Вёрстка в PowerPoint / Word / PDF. Совместно с маркетологом Организация деловых мероприятий Организация участия в выставках («Кранэкспо», «Морской салон»), деловых поездок, переговоров в портах. Бронирование стендов, гостиниц, трансфера, подготовка промо-материалов. Ведение реестра контактов и партнёров Ведение базы контактов ключевых заказчиков, поставщиков, представителей портов, госорганов. Актуализация реквизитов, должностей, контактных данных. Требования: Высшее образование (желательно — экономическое, юридическое, управление). Опыт работы в должности помощника руководителя / офис-менеджера / администратора проектов от 2 лет. Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), 1С, CRM-системами. Опыт делопроизводства, работы с договорами, первичной документацией. Стрессоустойчивость, многозадачность, умение работать в режиме «несколько срочных задач одновременно». Грамотная устная и письменная речь (переписка с портами, госзаказчиками, поставщиками). Условия: Оклад: 70 000 – 90 000 ₽ (по итогам собеседования, зависит от опыта и объёма обязанностей). Переменная часть: до 20% оклада по итогам выполнения KPI и оценки руководителя. График: 5/2, 08:00–17:00, строго в офисе (ввиду необходимости доступа к документам, печати, переписке). Возможны переработки в пиковые периоды (тендеры, отчётность, подготовка к выставкам) — оплачиваются или компенсируются отгулом по согласованию. Оплата мобильной связи и корпоративного интернета. Корпоративный ноутбук, доступ к 1С, CRM, корпоративной почте.
Похожие вакансии