Обязанности:
Ключевые обязанности Прием, обработка и регистрация входящей корреспонденции, своевременная отправка исходящих писем. Помощь в подготовке и систематизации первичной документации: формирование описей и реестров, работа со счетами от контрагентов, заявками и актами, передача документов в бухгалтерию. Координация курьерской доставки: отправка и получение корреспонденции, контроль сроков и сохранности. Прием и распределение входящих звонков единого номера и электронных писем единого почтового ящика Холдинга. Встреча гостей и партнеров, обеспечение гостеприимства и комфорта посетителей (чай, кофе, подготовка переговорных комнат). Обеспечение офиса: заказ канцелярии, питьевой воды и хозяйственных товаров. Тревел поддержка сотрудников на внутренней платформе. Планирование рабочего графика руководителя, контроль встреч и задач, напоминания о сроках исполнения. Полная организация и протокольное сопровождение совещаний. Подготовка типовых и служебных писем, записок и внутренних заявок от имени руководителя и по его запросу. Формирование и подготовка отчетности и документооборота. Требования к кандидату Высшее образование. Профильные курсы или повышение квалификации в области делопроизводства и бизнес-администрирования будут преимуществом. Опыт работы в аналогичной должности от 1 года. Практические навыки ведения протоколов совещаний и совещательных мероприятий. Уверенное знание основ делопроизводства и документооборота: правила оформления деловых писем, служебных записок, протоколов и других типовых документов. Уверенный пользователь ПК: (Excel, Word, Outlook), организация ВКС, работа в системах электронного документооборота (СЭД) Системное мышление, внимание к деталям и аккуратность в работе с информацией. Коммуникабельность и грамотная устная речь. Проактивный подход к работе: умение предвидеть потребности руководителя и предотвращать проблемы, не дожидаясь указаний. Условия: Оформление согласно ТК РФ. График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 (Суббота, Воскресенье выходные). Полностью "белая" заработная плата, обсуждается по итогам собеседования. Работа в команде профессионалов. ДМС после испытательного срока.Похожие вакансии