Секретарь

ООО «ПРОКС» — это динамично развивающаяся компания, основанная в 2016 году. Начиная свою деятельность как подрядная организация и постепенно расширяя масштабы своей деятельности, за короткий промежуток времени мы превратились в современную строительную компанию, с собственным штатом высококвалифицированных специалистов, парком строительной техники, современными строительными технологиями и уникальным опытом строительства. Должность предполагает временное замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (декретная ставка). Заключается срочный трудовой договор (от 1,5 до 3 лет). Обязанности: Документооборот и делопроизводство: Приём заявлений и документов от сотрудников, передача их на подпись директорам. Приём, отправка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции (присвоение номеров, ведение журналов). Составление сопроводительных писем. Ведение архива всех документов. Проверка электронной почты, перенаправление писем коллегам по зоне ответственности. Обеспечение жизнедеятельности офиса: Своевременный заказ канцелярии, оргтехники, продуктов, воды, хозяйственных материалов, заправка картриджей. Контроль за работой офисной оргтехники, при поломках — передача заявок IT-специалисту. Организация рабочего места для новых работников (заказ оргтехники, компьютера, канцелярии). Ведение инвентаризации оргтехники в 1С (закрепление за сотрудниками, печать накладных, выдача под подпись). Поддержка директоров и организация мероприятий: Составление графика встреч, совещаний и других мероприятий директоров, их организация (утренние напоминания). Подготовка совещаний: сбор информации, оповещение участников о времени, месте и повестке дня, ведение и оформление протоколов. Организация командировок сотрудников (покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.). Обработка и передача директорам требуемой информации. Выполнение отдельных служебных поручений директоров. Коммуникации и приём посетителей: Приём телефонных звонков и своевременное доведение информации до сотрудников. Организация приёма посетителей. Поддержание порядка в офисе: Контроль чистоты и порядка на своём рабочем месте, в совещательной комнате, кабинете директоров, кухне (протирать пыль, поливать цветы, наводить порядок на столах, задвигать стулья, следить за чистотой посуды). В период отсутствия уборщицы (вынос мусора, пополнение расходных материалов: туалетная бумага, бумажные полотенца). Требования к соискателю: Опыт работы в аналогичной должности от 1 года (офис-менеджер, секретарь, административный ассистент). Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С (желательно). Знание делового этикета и навыков деловой переписки. Организованность, ответственность, пунктуальность, коммуникабельность. Умение работать с большим объёмом информации и многозадачностью. Аккуратность и внимательность к деталям. Условия работы: Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ, срочный трудовой договор (декретная ставка). Конкурентная заработная плата с выплатой 2 раза в месяц. Комфортные условия в офисе: комната для приема пищи, кофемашина. Расположение офиса в центре города, вблизи остановок общественного транспорта, наличие парковки для сотрудников. Возможности для обучения и профессионального развития (компания поддерживает сотрудников, повышающих квалификацию). Корпоративные и спортивные мероприятия. Режим работы: пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00.