Обязанности:
Приём, обработка и распределение корреспонденции: Приём, первичная обработка, учёт, сортировка и доставка поступающей внутренней и внешней корреспонденции (включая электронную, почту, факс, защищённые каналы). Приём, учёт, подготовка к отправке исходящей корреспонденции (конвертирование, нанесение реквизитов, формирование реестров и накладных). Организация логистики доставки, ведение внутреннего учёта, формирование статистических данных, работа с официальным электронным почтовым ящиком. Регистрация, контроль поручений и сроков: Регистрация, учёт и сканирование входящей/исходящей корреспонденции, ведение карточек в СЭД. Контроль правильности оформления исходящих документов, процедур согласования и удостоверения. Регистрация поручений руководства, доведение до исполнителей, контроль сроков исполнения, подготовка справок и отчётов. Информационно-справочное обслуживание по документам, аналитическая и статистическая работа, формирование отчётности по документообороту. Делопроизводство по распорядительным документам: Обеспечение согласования РД в информационной системе, приём и передача на утверждение руководителю, рассылка исполнителям. Регистрация РД в СЭД, приём на хранение до передачи в архив, обеспечение учёта, сохранности и конфиденциальности. Взаимодействие с ИТ-службой по функционированию СЭД и внедрению электронного документооборота, методическая помощь работникам. Архивное дело: Формирование и утверждение сводной номенклатуры дел, контроль правильности формирования, оформления, хранения и уничтожения дел. Приём на хранение документов, обеспечение учёта, сохранности, конфиденциальности, контроль условий хранения. Фондирование дел, составление научно-справочного аппарата, экспертиза ценности, отбор на постоянное/временное хранение и выделение к уничтожению. Использование архивных документов: поиск, выдача копий, архивных справок, учёт выдачи, восстановление (подшивка, реставрация), сканирование. Подготовка и передача дел в государственный архив, методическое руководство и консультации, разработка мероприятий по повышению эффективности архива. Участие в сквозных бизнес-процессах: Анализ современных решений, участие в разработке предложений по совершенствованию документооборота и внедрению информационных систем. Разработка технических требований, заданий, нормативных документов по направлению. Бизнес-планирование, бюджетирование, формирование отчётности, подготовка писем и ответов на запросы. Участие в закупочной деятельности (формирование ТЗ, выбор исполнителей). Сопровождение договоров (регистрация первичной документации, контроль платежей), мониторинг качества услуг, проверка и приёмка выполненных работ, формирование отчётности. При необходимости выполнение устного и письменного перевода иностранных документов.Необходимые знания: Нормативные правовые акты РФ в области делопроизводства и архивного дела, национальные стандарты управления документами. Регламентация делопроизводственных процессов, общие требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию. Порядок функционирования информационных систем управления документами, отечественные и зарубежные системы учёта архивных дел. Требования к учёту особо ценных архивных дел, сроки выполнения работ, нормы трудового задания. Принципы учёта и комплектования дел ограниченного доступа. Правила охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, деловая этика. Необходимые навыки: Работа с шаблонами и электронными бланками документов в информационных системах, разработка требований к данным документов. Работа с источниками комплектования архива, приём дел на постоянное/долговременное хранение, экспертиза ценности документов. Соблюдение нормативных сроков хранения, обеспечение эффективности процессов, внедрение новых методологий. Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel), системами электронного документооборота, корпоративной почтой. Ведение деловой переписки, соблюдение этики делового общения, выполнение требований охраны труда.
Похожие вакансии
От 50 000 до 60 000 руб.
Оса
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "СИБИРСКАЯ ИНТЕРНЕТ КОМПАНИЯ"
От 50 000 до 60 000 руб.
Оса
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "СИБИРСКАЯ ИНТЕРНЕТ КОМПАНИЯ"
От 50 000 до 60 000 руб.
Оса
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "СИБИРСКАЯ ИНТЕРНЕТ КОМПАНИЯ"
От 27 093 до 35 000 руб.
Оса
УПРАВЛЕНИЕ ПО БЛАГОУСТРОЙСТВУ И РАЗВИТИЮ ТЕРРИТОРИЙ АДМИНИСТРАЦИИ МАРИИНСКО-ПОСАДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Ведущий специалист по землеустройству
От 27 093 до 33 114 руб.
Оса
АДМИНИСТРАЦИЯ ЯВАССКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ЗУБОВО-ПОЛЯНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
Ведущий специалист по работе с заявителями
От 33 000 до 47 000 руб.
Оса
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ "МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УСЛУГ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ"