Помощник управляющего ветеринарной клиники

Мы — современная ветеринарная клиника, которая ставит во главу угла здоровье питомцев и безупречный сервис для их владельцев. Сейчас мы ищем сильного операционного сотрудника — помощника управляющего, который станет надежной опорой, возьмет под контроль административные процессы и поможет клинике работать как часы. Обязанности: Координация работы сотрудников, проверка соблюдения ими скриптов общения и стандартов клиники, участие в урегулировании конфликтных ситуаций. Помощь в проведении собеседований и собраний, письменная фиксация и подведение итогов, контроль исполнения принятых решений. Помощь в урегулировании спорных ситуациях с посетителями, первичная работа с жалобами владельцев питомцев, сглаживание конфликтов в зоне ожидания. Сбор информации и подготовка своевременных ответов на отрицательные отзывы и претензии. Сбор ежедневных данных для своевременного реагирования управляющего: загрузка стационар. отделения, посещаемость приемного отделения, поступлений поставок, записей врачей, поступлений звонков, дисциплинарных нарушений, конфликтных ситуаций, личных обращений персонала, хозяйственных, ремонтных и логистический работ и т.д. Работа в CRM системе, в Exсel, Word и предоставление аналитических отчетов руководству. Составление и корректировка графиков смен (врачи, ассистенты, администраторы), проверка достоверности переработок Выполнение всех текущих задач управляющего, связанных с документооборотом клиники: подготовка, сбор и проверка документов, обеспечение упорядоченного хранения. Проверка работы клининга, контроль соблюдения санитарно-гигиенических норм. Взаимодействие со специалистом по закупкам, контроль поступлений, организация инвентаризаций, ведение расходных данных в ПО Обеспечение работы ЧЗ в аптечном пункте: обеспечение маркировки товара, списания и сортировки. Помощь в обеспечение бесперебойной работы офисного и медицинского оборудования, поиск оборудования или ремонтных подрядчиков, пересылка оборудования и т.д. Контроль ремонтных работ, отчетность о ходе ремонтных работ, поиск подрядчиков. Помощь во взаимодействии с органами власти: переписка, привоз документов, почтовое взаимодействие, проверки. Помощь в ведении соц.сетей: съемка по заданию управляющего на телефон или организация фотосессии. Наши ожидания от кандидата: Опыт работы на позиции старшего администратора, администратора или ассистента руководителя (опыт в ветеринарной или медицинской сфере будет огромным преимуществом) Способность быстро переключаться между разноплановыми задачами Высокий уровень эмпатии, стрессоустойчивости Желателен опыт в погашении конфликтов или стремление получить подобный опыт Стремление к системности, развитые организаторские навыки Умение работать с показателями и таблицами Умение сохранять конфиденциальность личной и финансовой информации Что мы предлагаем: Стабильная договорная заработная плата Официальное оформление по ТК РФ Работа в команде профессионалов и любящих свое дело людей Корпоративные скидки на ветеринарные услуги и товары для ваших собственных питомцев