Обязанности: Прием, регистрация и маршрутизация входящей корреспонденции и документов. Организация исходящей корреспонденции: подготовка, отправка, контроль подтверждений и сохранение копий. Контроль корпоративной электронной почты: обработка входящих сообщений, определение приоритетов, передача информации ответственным сотрудникам. Ведение календаря собственника: организация встреч, совещаний, поездок, напоминания, контроль изменений и исключение пересечений. Организация деловых встреч: бронирование и подготовка переговорных комнат, контроль наличия необходимого оборудования и материалов. Подготовка сопроводительных писем по установленным шаблонам, согласование формулировок, формирование комплектов документов. Организация командировок и поездок собственника: бронирование билетов, гостиниц и трансферов, подготовка документов и памяток, отслеживание изменений. Ведение делопроизводства: регистрация документов, формирование дел, ведение номенклатуры, контроль сроков исполнения. Организация и ведение архива документов, подготовка описей и поддержание актуальности реестров. Участие в совещаниях и подготовка протоколов: фиксация решений, задач, ответственных и сроков, согласование и рассылка протоколов. Выполнение личных и организационных поручений собственника: прием задачи, уточнение ожидаемого результата, выполнение и фиксация результата. Контроль исполнения поручений и своевременное информирование о статусе. Требования: Опыт работы корпоративным секретарем, личным/персональным ассистентом, офис-менеджером или на аналогичной позиции. Грамотная устная и письменная речь. Внимательность к деталям и высокий уровень организованности. Умение работать с большим количеством информации и одновременно контролировать несколько задач. Навыки делопроизводства и работы с документами. Умение соблюдать конфиденциальность. Ответственность за сроки и результат. Уверенный пользователь ПК, электронной почты, календарей и офисных программ. Готовность работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на поручения. Будет преимуществом: Опыт сопровождения собственника/руководителя. Опыт организации деловых поездок и командировок. Опыт ведения протоколов совещаний. Опыт работы с ЭДО и корпоративными системами учета документов. Что важно в работе Работа непосредственно с собственником и управленческой командой. Высокий уровень ответственности и самостоятельности. Работа с документами, календарем, деловой перепиской и организационными вопросами. Необходимо уметь доводить поручения до конкретного результата, а не просто принимать задачи.
Похожие вакансии