Бизнес-ассистент с функциями офис-менеджера

Более 20 мы лет оказываем транспортно-экспедиционные услуги на рынке контейнерных автоперевозок и заслужили репутацию надежного партнера. Нашими постоянными клиентами являются крупные производители, ритейлеры, поставщики продуктов питания, электроники, и строительных материалов, и товаров. Многолетний опыт работы на рынке, непрерывное совершенствование своих процессов и профессиональная команда — это то, что помогает нам обеспечивать высокий уровень сервиса для наших клиентов и оставаться конкурентоспособными в условиях постоянных изменений рынка. Мы активно растем, у нас большие планы по развитию новых направлений, работе с командой. Мы приглашаем присоединиться к нашей команде Бизнес-ассистента руководителей компании с функциями Офис-менеджера Обязанности: В качестве Офис-менеджера (20% рабочего времени): Обеспечение благополучного функционирования офиса, поддержание порядка; Заказ воды, канцелярии, хозтоваров, офисного оборудования и инвентаря; Встреча посетителей, координация их внутри офиса; Контроль работоспособности и обеспечение оперативного обслуживания офисного оборудования и оргтехники; Подписание документов у руководителей компании; Прием и отправка корреспонденции; Прием, переключение звонков; Организация и контроль работы клининг-персонала; Бронирование билетов и гостиниц для сотрудников компании; Поддержание в актуальном состоянии справочников, контактов сотрудников, реестров удаленных доступов и тд; Участие в организации корпоративных мероприятий. В качестве Бизнес-ассистента (80% времени): Организация поездок руководителя, в том числе зарубежных (бронирование билетов, гостиниц, организация трансферов и тп.); Поиск, сбор, обработка и предоставление в удобном для восприятия виде необходимой информации; Обеспечение порядка и чистоты в кабинетах руководителей, наличия необходимых принадлежностей для работы; Ведение протоколов встреч при необходимости, фиксация задач; Контроль выполнения отдельных задач ответственными лицами, предоставление руководителю обратной связи; Ведение графика важных дат и своевременное напоминание о них (дни рождения и тп.); Выполнение поручений руководителей. Требования: Высшее образование; Опыт в аналогичной должности от 1 года; Желателен опыт работы с первыми лицами; Очень продвинутый пользователь ПК (владение Word, Excel) и смартфона; Свободное владение современными технологиями, различными приложениями, легкое освоение нового, умение работать с ИИ; Умение находить нужную информацию, оперативно и точно работать с ней; Грамотная устная и письменная речь; Навыки организации поездок, в том числе зарубежных; Готовность быть на связи 24/7 при необходимости. Условия: Работа в стабильной, развивающейся компании в здоровой дружелюбной атмосфере; Работа с первыми лицами компании; Интересные задачи, адекватные руководители; Официальное трудоустройство; Комфортное рабочее место в 5 минутах от м. Пл. Ленина; График работы 5/2, с 9-00 до 18-00; ДМС после прохождения испытательного срока.