Обязанности:
Сейчас мы ищем персонального ассистента — человека, который станет для руководителя надёжной опорой в личных, семейных и административных вопросах.Это роль для того, умеет держать под контролем много разных задач и получает удовольствие от того, что всё работает чётко, спокойно и вовремя.Что будет в зоне ответственности:— Личные, семейные и бытовые задачи- Организация и контроль бытовых процессов: уборка, прачечная, мастера, счётчики, оплаты.- Координация дома и подрядчиков: поиск исполнителей, согласование визитов, контроль сроков и качества.- Поддержка семейной логистики: кружки, секции, запись, подбор вариантов, точечная помощь по маршрутам.- Контроль автомобильного блока: мойка, ТО, шины, сервис, организация обслуживания без напоминаний.— Документы и личный документооборот- Поддержание порядка в личных и семейных документах: бумажный и электронный архив, сканирование, систематизация.- Быстрый поиск и подготовка документов по запросу: для банка, аренды, адвоката, школы, кружков и других задач.- Контроль сроков по документам и обязательствам: продления, страховки, оплаты, напоминания.- Координация взаимодействия с внешними контрагентами по документам.— Частичная помощь в документооборотом компании- Подготовка документов и инвойсов по шаблонам.- Ведение чеклистов и архива по UAE-компании: compliance, лицензии, банковские и корпоративные документы.- Сбор данных и координация взаимодействия с бухгалтером, юристами и другими подрядчиками.— Административная поддержка собственника- Координация личного водителя: маршруты, задачи, поездки, загрузка.- Подготовка материалов к встречам.- Контроль персональных поручений и action items руководителя.- Ведение задач в понятной системе и короткая регулярная отчётность по статусам.Нам важно:- Опыт от 2 лет в роли личного / семейного ассистента, желательно у предпринимателя или руководителя с насыщенной личной и деловой повесткой.- Умение работать не только с календарём и почтой, но и с бытом, документами, подрядчиками и семейной логистикой.- Навык выстраивать систему, а не просто закрывать разовые поручения.- Опыт ведения личного документооборота: бумажный архив + электронные папки, сканы, логика хранения.- Умение быстро находить нужную информацию и собирать пакеты документов под задачу.- Опыт координации водителя, подрядчиков и сервисных процессов.- Высокая аккуратность, конфиденциальность и тактичность.- Крайне важна территориальная пешая доступность к Академгородку — критично.Будет плюсом:- Английский для переписки и работы с шаблонными документами.- Опыт взаимодействия с зарубежным юрлицом.- Опыт подготовки инвойсов, compliance-документов и административного сопровождения международных задач.Soft-skills. Кого мы ищем по личным качествам:- Проактивного человека, который не ждёт постоянных указаний.- Спокойного и собранного ассистента, который уверенно работает в режиме многозадачности.- Очень организованного, системного и внимательного к деталям.- Надёжного человека, которому можно доверить личные, семейные и чувствительные вопросы.- Тактичного коммуникатора, который умеет быть включённым, но ненавязчивым.Hard-skills. Эта роль вам подойдёт, если вы:- Любите порядок, структуру и контроль сроков.- Умеете держать в голове и в системе много разных процессов одновременно.- Не теряетесь в бытовых и административных задачах, а быстро наводите в них ясность.- Комфортно чувствуете себя в роли «правой руки», когда от вашей собранности реально зависит качество жизни руководителя.Похожие вакансии