Обязанности:
Мы ищем внимательного, системного и инициативного человека, который возьмёт под контроль административную часть работы компании и станет надёжным помощником руководителя. Главная задача роли — создать понятную и удобную систему документооборота, обеспечить безупречную организацию графика руководителя и помогать в решении текущих личных и бизнес-задач. Чем предстоит заниматься: 1. Документооборот и административный порядок Провести аудит текущего состояния документооборота и выстроить удобную систему работы с документами; Создать порядок в хранении, регистрации, согласовании и контроле документов; Организовать понятную структуру папок, архивов и рабочих процессов; Следить за актуальностью документов, сроками и исполнением поручений; Постепенно довести административные процессы до состояния «всё работает чётко и без потерь». 2. Организация расписания руководителя Ведение календаря руководителя с высокой точностью и вниманием к деталям; Планирование встреч, звонков, поездок и других событий; Контроль пересечений, приоритетов и временных ограничений; Подготовка руководителя к встречам: сбор информации, напоминания, необходимые материалы; Контроль договорённостей и последующих действий после встреч. 3. Личные и бизнес-поручения руководителя Выполнение личных поручений руководителя: организация задач, поиск информации, координация процессов; Решение оперативных вопросов и контроль исполнения договорённостей; Выполнение отдельных бизнес-задач: анализ информации, подготовка справок, небольших исследований, сравнений и выводов; Взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками и внешними контактами по поручениям руководителя. Нам нужен человек, который: обладает исключительной внимательностью к деталям и высоким уровнем ответственности; умеет наводить порядок там, где его ещё нет; любит системность, структуру и контроль; умеет самостоятельно организовывать свою работу и доводить задачи до результата; быстро разбирается в новой информации и умеет делать выводы; умеет работать с конфиденциальной информацией; обладает грамотной письменной и устной речью. Будет преимуществом: опыт работы личным помощником, секретарём-референтом, офис-менеджером или координатором; опыт построения административных процессов с нуля; уверенное владение календарями, офисными программами и системами учёта задач. Мы предлагаем: роль с высокой степенью доверия и самостоятельности; возможность напрямую влиять на организацию работы руководителя и компании; разнообразные задачи — от систематизации процессов до аналитических поручений; возможность карьерного роста.Похожие вакансии