Обязанности: - регистрация, прием и отправка почтовых и курьерских отправлений; - обеспечение работы электронного почтового ящика филиала Общества; - решение вопросов, связанных с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для работников Общества, направляемых в командировки; - формирование отчетности, обеспечение подготовки писем, ответов на запросы, консультаций, делопроизводство по направлению деятельности; - планирование бюджета филиала по направлению деятельности; - организация служебных перевозок работников филиала Общества, доставку документации, платежных документов, бандеролей, мелких грузов; - организация диспетчеризации легкого служебного автотранспорта (ЛСА) филиала Обществ- ведение журнала с указанием маршрутов следования служебного автотранспорта, пройденного километража и расхода топлива; - обеспечение филиала Общества офисными помещениями, организация размещения в них работников структурных подразделений Общества; - осуществление технического обеспечения офисных помещений филиала Общества, контроль технического состояния и эксплуатации инженерных систем, устройств и оборудования с целью соблюдения санитарных норм и правил, и обеспечения противопожарной защиты. Обеспечение бесперебойного функционирования систем жизнеобеспечения офисных помещений: электроснабжением, освещением, вентиляцией, кондиционированием, водоснабжением, отоплением, канализацией; - организация сервисного обслуживания офисных помещений/административных зданий/сооружений филиала Общества, в том числе: организация клининговых услуг, обеспечение питьевой водой, сбор, вывоз и утилизация бытовых отходов, прочее сервисное обслуживание (дезинфекция и дератизация) и т.д. - обеспечение работников филиала Общества товарно-материальными ценностями (ТМЦ) и основными средствами (ОС) хозяйственного назначения (канцелярией, хозяйственным инвентарем, мебелью, бытовой техникой и т.д.) в рамках направления деятельности отдела: консолидация потребности и формирование заявок на поставку ТМЦ/ОС; получение, ввод в эксплуатацию ОС/ТМЦ, списание/передача, учет и др. отчетность, включая авансовые отчеты; ведение складского хозяйства, анализ остатков ТМЦ/ОС, контроль за своевременным списанием; участие в инвентаризации ТМЦ/ОС, функции, связанные с материальной ответственностью. Требования: - образование высшее; - опыт работы в должности не менее 3х лет. Офис-менеджер должен знать: - Microsoft office, 1С, SAP; - структуру и оборудование современного офиса; - ГОСТы, отраслевые нормативные документы, локально-нормативные документы Компании и Общества по делопроизводству; - архивное дело; - порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий, электронный документооборот; - правила делового общения; - основы этики и эстетики, делового этикета и делового стиля в одежде; - правила внутреннего трудового распорядка; - вопросы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; - порядок и сроки составления отчетности; - правила использования компьютерной техники. Условия: - работа в г. Находка; - график работы 5 (2); - гарантии и компенсации в соответствии с ТК РФ; - ДМС.
Похожие вакансии