Обязанности:
Цель должности: Обеспечивать единые стандарты ведения делопроизводства, устойчивую работу СЭД и контроль исполнения документов во всех подразделениях АО «КНП». Основные задачи Организация единой системы делопроизводства и документооборота в АО «КНП» с учётом отраслевой специфики (топливо/энергетика). Обеспечение полного жизненного цикла документов: регистрация, движение, исполнение, хранение и архив, уничтожение по срокам. Обеспечение корректной и надёжной работы системы электронного документооборота (СЭД) и обучение пользователей. Функциональные обязанности: Организация документооборота Разработка и актуализация внутренних регламентов: инструкции по делопроизводству, схемы документооборота, номенклатура дел, инструкции по работе в СЭД. Установление единых требований к оформлению документов (приказы, распоряжения, договоры, служебные записки, протоколы, письма). Ведение справочников контрагентов и внутренних подписантов в СЭД (совместно с юристами и бухгалтерией). Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: Приём, регистрация, сканирование и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной). Контроль своевременной регистрации исходящих документов и их отправки адресатам (почта, электронные сервисы, ГИС, ЭДО). Организация работы с конфиденциальной, служебной и коммерческой тайной: особые журналы, допуск, ограничения копирования. Контроль исполнения документов: Постановка контролируемых документов на контроль, работа со сроками, формирование поручений в СЭД. Ежедневный мониторинг просрочек, формирование отчётов руководству и «пинание» должников в мягком, но жёстком режиме. Подготовка аналитики: статистика по исполнению поручений, «узкие места» по подразделениям, предложения по оптимизации процессов. Архив и хранение документов Формирование дел, описей, подготовка и передача дел в архив. Организация работы ведомственного архива: условия хранения, доступ, выдача дел, подготовка архивных справок. Контроль сроков хранения и организация уничтожения документов по актам, в том числе электронных. Взаимодействие с IT и внедрение СЭД Участие в выборе, внедрении и сопровождении СЭД (техническое задание, тестирование, обучение). Формирование пользовательских требований к доработкам (маршруты согласования, шаблоны, отчёты, интеграции с 1С, почтой и т.п.). Контроль корректности настроек прав доступа, соответствия требованиям по защите персональных данных. Управление командой: Распределение нагрузки внутри отдела, постановка задач, контроль сроков и качества работы. Обучение новых сотрудников, повышение квалификации команды, наставничество. Проведение внутренних проверок качества делопроизводства в подразделениях, разбор ошибок и внедрение корректирующих действий. Требования к кандидату Основные требования: Высшее образование (юридическое, управленческое, документальное обеспечение управления, архивоведение или смежные). Дополнительное образование/курсы по делопроизводству, электронному документообороту, архивному делу — как плюс. Опыт работы в делопроизводстве/документообороте не менее 5 лет, из них не менее 2–3 лет в роли руководителя отдела или зама. Опыт внедрения и сопровождения СЭД (как минимум участие в проектах по внедрению, настройке маршрутов, обучению пользователей). Знания: Нормативная база по делопроизводству и архивному делу (ГОСТ Р, правила организации хранения и уничтожения документов). Требования по защите персональных данных и коммерческой тайны, принципы информационной безопасности в части документов. Принципы построения и оптимизации бизнес-процессов документооборота в компании с филиальной сетью. Навыки и компетенции Уверенное владение СЭД (DocsVision, Directum, ТЕЗИС, 1С:Документооборот или аналоги), офисными приложениями. Навыки описания бизнес‑процессов, подготовки регламентов, инструкции для пользователей. Управленческие навыки: постановка задач, контроль, развитие сотрудников, работа с сопротивлением изменениям. Личные качества: системность, педантичность к деталям, устойчивость к рутине, умение «дожимать» исполнителей без конфликта. Условия: Официальное трудоустройство с первого рабочего дня Прекрасно организованное рабочее место Поддержка со стороны IT Наличие ежемесячных и ежеквартальных премий Расширенный социальный пакетПохожие вакансии
Техник сектора документооборота
От 30 800 до 40 000 руб.
Красноярск
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "СИБИРСКАЯ ИНТЕРНЕТ КОМПАНИЯ"