Старший администратор

Обязанности: Обеспечение необходимого документооборота офиса (подготовка договоров, доп. соглашений, актов, гарантийных писем, контроль перевыставлений по гарантийным письмам, регистрация документов и др.). Административная поддержка офиса включая, обновление планов аренды, заполнение ежемесячных GLA отчетов, рассылки партнерам, коммуникационная поддержка в соцсетях. Координация процесса подключений новых партнеров к системе Фокус, регулярный контроль подключенных касс, подготовка отчетов. Заказ канцелярии, расходников для офиса . Оформление протоколов заседаний и совещаний и.т.д. Подмена на перерывы и на время отпусков/больничных администратора . Прием телефонных звонков и посетителей/арендаторов на столе информации ТЦ; выяснение потребности звонящих и посетителей/арендаторов. Перенаправление запросов надлежащим работникам предприятия. Регистрация времени, цели обращения, а также данных о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель/арендатор, название отдела и т.д.). Прием корреспонденции и передача в администрацию ТЦ для регистрации (возможна регистрация входящей /исходящей корреспонденции, на усмотрение МЕГИ). Ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции; направление посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия. Информирование соответствующих подразделений и работников о предстоящем визите, о его переносе или отмене и т.д. Решение конфликтных / сложных ситуаций с посетителями. Работа с отзывами и обращениями посетителей (прием и регистрация в системе). Предоставление посетителям ТЦ платных и бесплатных сервисов (коляски, подгузники, пауэрбанки, карты «МЕГАПодарок» и др.). Работа с потерявшимися детьми. Работа с ККМ, инкассация. Учет заявлений, прием и выдача найденных / потерянных вещей. Транслирование объявлений по громкой связи. Участие в эвакуации посетителей, сотрудников арендаторов и иных лиц, находящихся на территории Объекта согласно процедуре эвакуации. Консультирование посетителей по гостевым услугам и сервисам, предоставляемым на Объекте, по перечню имеющихся на территории Объекта магазинов и их товарной специализации, маркетинговым и иным акциям. Вызов (размещение заказа) такси для посетителей. Сбор и обработка различных статистических данных. Выдача подарков, купонов, сертификатов (ТМЦ) с ведением соответствующей отчетной документации. Поддержка процесса бронирования гостевых услуг, обеспечения возможности их оказания в приоритетном порядке (при наличии функционала бронирования). Требования: Высшее или среднее специальное образование, желательно в сфере гостеприимства. Опыт работы офис-менеджером будет преимуществом, а также в сфере гостеприимства (ритейл, гостиничный бизнеса). Грамотная устная и письменная речь. Уверенный пользователь ПК (MS Office, Excel, Word); 1С. Опыт ведения документооборота. Условия: Полное соблюдение ТК РФ, официальное трудоустройство, бессрочный ТД. График работы 5/2 с 09 до 18 часов, 2\2 с 10 до 22 часов. Добровольное медицинское страхование (ДМС). Страхование жизни от несчастных случаев и заболеваний. Частичная компенсация питания. Программа поддержки сотрудников Добросервис. Платформа скидок и специальных предложений BestBenefits. Заработная плата обсуждается по итогам успешного прохождения интервью.