Обязанности:
Ведет делопроизводство, формирует и оформляет дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела, обеспечивает их сохранность; Участвует в подготовке сводной номенклатуры дел Управления, на основании представленных, структурными подразделениями номенклатур дел; Участвует в проверке (сверке) наличия дел и документов структурных подразделений в соответствии с номенклатурной дел Управления; Осуществляет уничтожение дел с истекшим сроком хранения в соответствии с установленным делопроизводством порядке; осуществляет, в соответствии с законодательством Российской Федерации комплектование, хранение, учёт и использование архивных документов, образующиеся в процессе деятельности отдела, в т.ч. формирование и оформление дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела, обеспечение сохранности дел при хранении по месту их формирования, подготовку и передачу дел на хранение в архив Управления. Установленным порядком осуществляет формирование и оформление дел Управления постоянного срока хранения, обеспечивает сохранность дел при хранении в архиве Управления, а также передачу дел на хранение в Областной государственный архив Иркутской области; Осуществляет прием, регистрацию и распределение входящей корреспонденции в Управлении, в том числе с использованием СЭД ЕИС Роскомнадзора; Ведет работу по регистрации поступающих заявлений, обращений, жалоб граждан и их объединений, в том числе юридических лиц установленным порядком в СЭД ЕИС Роскомнадзора; Оформляет адресование исходящих (отправляемых) документов (корреспонденции), составляет реестр отправки корреспонденции, осуществляет отправку корреспонденции; Осуществляет ввод информации в технологическую базу данных автоматизированных информационных систем Единой Информационной Системы в соответствии с установленными требованиями, обеспечивает полное и своевременное внесение информации, сведений, материалов, в т.ч. ведение записей в установленных журналах и регистрационных карточках о поступлении, этапах прохождения и результатах рассмотрения документов; Получает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения, специалистам или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов; Организует проведение телефонных переговоров руководителя, заместителя руководителя, записывает в их отсутствие полученную информацию и доводит до их сведения ее содержание, передает исполнителям; Принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до руководителя Управления или заместителя руководителя информацию, полученную по каналам связи; Готовит информационные материалы в сфере деятельности отдела для размещения в установленном порядке на официальном сайте Управления в информационной телекоммуникационной сети «Интернет»; В пределах своей компетенции визирует документы и копии документов, подписывает проекты документов и предоставляет их в установленном порядке руководителю Управления, заместителю руководителя, начальнику отдела; Осуществляет переписку с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам деятельности отдела, в. т. ч. подготавливает проекты ответов на запросы вышестоящей организации, юридических и физических лиц по закрепленному направлению и согласовывает их с начальником отдела; По поручению руководителя Управления, заместителя руководителя и начальника отдела составляет деловые письма, запросы, другие документы; Участвует в подготовке проектов распорядительных и инициативных документов; Принимает участие в подготовке в установленные сроки отчетные материалы и сведения, квартальные и годовые отчеты в сфере деятельности отдела; Информирует руководителя Управления, заместителя руководителя, руководителей подразделений о сроках исполнения документов; Помогает в подготовке проведения заседаний, совещаний проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация); помогает в организации работы по приему граждан по личным вопросам руководством Управления; Консультирует сотрудников Управления по вопросам, связанным с ведением делопроизводства и архивного дела; Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководства Управления, начальника отдела; В пределах своей компетенции сообщает начальнику отдела о всех недостатках, выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей и вносит предложения по их устранению, в т.ч. вносит предложения руководству по совершенствованию делопроизводства в Управлении; Исполняет поручения, данные начальником отдела по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, представляет информацию начальнику отдела об исполнении этих поручений.Похожие вакансии
От 40 000 до 60 000 руб.
Иркутск
ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "РОССИЙСКИЙ ЦЕНТР ЗАЩИТЫ ЛЕСА"
От 60 000 до 60 000 руб.
Иркутск
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ЦЕНТРАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНО-СОЦИАЛЬНОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ (КОМПЛЕКСА)" МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Специалист по военскому учету и бронированию (документовед)
От 53 000 до 53 000 руб.
Иркутск
ОГБУ ПСС Иркутской области