Ассистент руководителя / Офис-менеджер

Компания в сфере поставки промышленного оборудования ищет аккуратного и системного сотрудника на позицию ассистента руководителя / офис-менеджера. Нам нужен человек, который возьмет на себя административную поддержку генерального директора и поможет поддерживать порядок в офисе, документах, отправлениях, счетах и хозяйственных вопросах. Обязанности: Административная поддержка генерального директора. Ведение календаря руководителя, напоминания по встречам, задачам и поручениям. Организация встреч, звонков, переговоров и совещаний. Подготовка документов, писем и материалов по поручению руководителя. Контроль отдельных поручений генерального директора. Организация командировок: билеты, гостиницы, маршруты, сопутствующие вопросы. Выполнение отдельных рабочих, административных и личных поручений генерального директора. Подготовка переговорной, встреча гостей, чай/кофе. Помощь в организации корпоративных мероприятий и участия компании в выставках. Административное обеспечение офиса: канцтовары, хозтовары, вода, чай/кофе, бумага, расходники. Работа с поставщиками офисных товаров и услуг. Контроль счетов по офисным и хозяйственным расходам. Заведение счетов на оплату в 1С по хозяйственной деятельности офиса. Работа с общим электронным ящиком компании. Прием и распределение входящих звонков, писем и обращений. Дооформление и отправка исходящих писем и документов. Ведение реестров входящих/исходящих писем, почтовых отправлений и приказов. Работа с Почтой РФ, СДЭК и курьерскими службами. Учет почтовых марок. Сканирование, копирование, подшивка и хранение документов. Поддержание порядка в физическом архиве и электронных папках. Подготовка стандартных писем, доверенностей, административных приказов по шаблонам. Контроль актуальности стандартных пакетов документов компании. Требования: Опыт работы офис-менеджером, ассистентом руководителя или административным помощником. Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и офисными программами. Опыт работы с 1С на уровне заведения счетов на оплату. Грамотная устная и письменная речь. Аккуратность, исполнительность, внимательность к деталям. Коммуникабельность и доброжелательность. Умение доводить задачи до конца. Умение держать порядок в документах, отправлениях и поручениях. Английский язык на базовом уровне будет преимуществом. Условия: Работа в офисе. График 5/2. Возможны редкие задержки по поручению руководителя или в период подготовки мероприятий. Официальное оформление. Подчинение генеральному директору.