Офис-менеджер (Ельцин-Центр)

Обязанности: Встреча гостей, чай/кофе для гостей/руководителей компании; Следить за уборкой в офисах, своевременно заказывать ген уборку/мытье зеркал и стеклянных перегородок; Прием/отправка/распределение входящих документов/посылок; Поддержание жизнедеятельности в офисах; Заказ пропусков для сотрудников, взаимодействие с управляющей компанией, оформление заявок на внос/вынос мат ценностей, вызов клининга, грузчиков и пр. у управляющей компании через систему; Контролировать чистоту в офисе на протяжении рабочего дня (если что-то где-то испачкалось устранить самостоятельно или, если что-то серьезное, привлекать местный клининг); Взаимодействие с коллегами с помощью корпоративной почты (яндекс почта) и сотовой связи/мессенджеров, используя рабочий номер; возможны звонки/сообщения не в рабочее время; Следить за цветами (есть садовник, который приходит поливать, но в зимнее/летнее время необходимо распылять воду на листья растений), взаимодействие с садовником; Следить за кофемашиной (засыпать зерна, наливать воду, сливать лоток, выкидывать отходы. Промывку кофемашин производит отдельный специалист, приходит раз в месяц-два. Взаимодействие с ним по времени, когда можно обслужить кофемашину); Работа в яндекс почте (отправка писем, создание встреч в календаре, подключение онлайн встреч); Работа в hr-link (непосредственно со своими кадровыми документами); Работа в 1С: Документооборот (заведение заявок на оплату, заведение договоров/счет-оферт/доп соглашений на согласование, запуск иных процессов (согласование документов с каким-либо сотрудником компании, отправка на исполнение того или иного документа, внесение в систему протоколов совещаний и приказов); Контроль оплаты счетов/согласования договоров. При необходимости взаимодействие с коллегами для ускорения процесса; Написание писем от компании; Сканирование/печать необходимых в работе документов, а также по просьбе гостей офиса; Организация совещаний внутри/вне офиса; Взаимодействие с поставщиками; Взаимодействие с офисными водителями (контроль поездок, все запросы на поездки с офисными водителями обрабатываются офис-менеджером, взаимодействие с коллегами по вопросам поездок с привлечением водителей); Заказ корпоративного такси (яндекс такси); При необходимости помощь в бронировании отелей, покупке билетов, заказе трансфера в других городах (работа с агентствами); На время отсутствия офис-менеджера соседнего офиса выполнение его обязанностей; На время отсутствия помощника ген директора выполнение ее обязанностей; Помощь водителю ген директора в поиске и приобретении каких-либо товаров; При необходимости помощь в организации поздравительных мероприятий в офисе, украшение офиса перед праздниками; Выполнение поручений помощника ген директора (все поручения касаются работы или ген директора, отдельных личных поручений от помощника нет и не предполагается); Помощь исполнительному директору компании в ведении календаря, организации командировок, проведении крупных совещаний, взаимодействии с партнерами компании. Требования: Желателен опыт работы от 2 лет (офис-менеджером или помощником ген.директора); Знание программ Microsoft Office и 1С Документооборот; Умение пользоваться орг техникой; Аккуратность, внимательность, пунктуальность, ответственность; Высшее образование. Условия: Работа в крупной федеральной компании; Возможность профессионального развития и обучения; Корпоративная мобильная связь; Современный офис в центре города; Кофе и плюшки за счет компании.