Обязанности:
Основной фокус этой роли — организация и контроль системы делопроизводства и документооборота в Обществе, включая работу в корпоративной системе электронного документооборота. Вам предстоит стать связующим звеном между генеральным директором, внутренними подразделениями и внешними контрагентами в части документационных процессов. В сфере делопроизводства и документооборота (ключевая зона ответственности): Полный цикл работы с документами: регистрация, учёт и контроль движения входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, приказов и иных документов. Вы будете обеспечивать прозрачность прохождения каждого документа. Распределение и контроль: передавать документы на рассмотрение генеральному директору, направлять их исполнителям, контролировать сроки исполнения поручений и информировать руководство о нарушениях. Электронный документооборот (КСЭД): консультировать сотрудников по работе в КСЭД, оформлять заявки на подключение и изменения, настраивать функционал (разрабатывать формы документов и маршруты согласования), взаимодействовать с технической поддержкой. Систематизация и хранение: формировать и вести электронную и бумажную базу документов (реестры, журналы учёта), организовывать архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел. Развитие процессов: готовить предложения по реинжинирингу бизнес-процессов в области делопроизводства с учётом возможностей КСЭД, инициировать актуализацию локальных нормативных документов. Корпоративные стандарты: контролировать соблюдение фирменного стиля в документах, поддерживать в актуальном состоянии адресную книгу и справочник организации в КСЭД. В сфере организации работы генерального директора: Координировать календарь, организовывать совещания, встречи и переговоры (напоминать участникам, готовить материалы, вести протоколы и доводить решения до исполнителей). Оформлять отпуска, командировки руководителя (заказывать билеты, трансфер, гостиницы), составлять авансовые отчёты. Принимать посетителей и организовывать визиты гостей. В сфере административно-хозяйственных функций: Взаимодействовать с арендодателем по вопросам эксплуатации офисных помещений. Вести учёт и хранение товарно-материальных ценностей (приём, проверка сопроводительных документов, обеспечение сохранности, участие в инвентаризациях). Организовывать отправку почтовой и курьерской корреспонденции, контролировать работу офисного водителя. В сфере взаимодействия с подразделениями и внешними организациями: Организовывать совместные совещания, сопровождать визиты на объекты Общества представителей контролирующих органов, фиксировать договорённости и мониторить их исполнение. Обязательные требования: Высшее образование (документоведение, управление, экономика или техническое — приветствуется). Опыт работы в сфере делопроизводства и документооборота (желательно в крупных компаниях с разветвлённой структурой). Глубокое знание правил делопроизводства и архивного дела. Опыт работы в корпоративной системе электронного документооборота: регистрация, настройка маршрутов, консультирование пользователей. Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook). Развитая устная и письменная грамотность, умение составлять и оформлять документы в соответствии с корпоративными стандартами. Высокая ответственность, системность, внимательность к деталям, умение работать с большим объёмом информации. Способность сохранять конфиденциальность и соблюдать деловую этику. Будет преимуществом: Опыт работы в системе ПАО «НК «Роснефть» или других дочерних обществах. Опыт разработки и актуализации локальных нормативных документов (инструкций, регламентов, положений). Знание требований в области ПБОТОС (промышленной, пожарной безопасности и охраны труда) в части документационного сопровождения Условия: место работы: Аэропорт Кольцово; премия по результатам работы (ежемесячная, годовая); корпоративная мобильная связь; программа санаторно-курортного оздоровления для работников и членов их семей; ДМС со стоматологией; действует система обучения и развития персонала; компенсация оплаты детского сада; материальная помощь и социальная поддержка; работа в одном из лучших предприятий отрасли авиатопливообеспечения в России; оформление по ТК РФ.Похожие вакансии
Помощник генерального директора
От 50 000 руб.
Екатеринбург
ГАУК СО Свердловский государственный академический театр драмы