Обязанности:
ООО ПСК «Астра» – это стабильная проектно-строительная компания с выстроенными процессами и понятной структурой работы. Документооборот, коммуникации и организация офиса являются важной частью нашей ежедневной деятельности, поэтому мы ищем внимательного и ответственного секретаря, который станет нашей опорой в административных вопросах. Чем предстоит заниматься: Делопроизводство и документооборот Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распределение по ответственным сотрудникам. Подготовка, оформление и печать документов по шаблонам: письма, запросы, сопроводительные, доверенности, приказы. Сканирование, копирование, прошивка и комплектация документов. Контроль подписания и согласования документов, напоминания ответственным. Поддержание порядка в бумажном и электронном архиве, оперативный поиск документов по запросу. Телефония и коммуникации Приём входящих звонков, первичная консультация, переадресация на сотрудников. Фиксация обращений и передача информации адресатам. Взаимодействие с курьерами, контрагентами, сервисными и обслуживающими организациями. Жизнеобеспечение офиса Заказ канцелярии, воды, хозяйственных товаров, расходных материалов для оргтехники. Поддержание порядка в приёмной, помощь в организации встреч (чай/кофе при необходимости). Почта и доставка Работа с почтовым агентом и службами доставки: оформление отправлений, контроль трекинга, получение закрывающих документов. Еженедельный приём и отправка почты (Почта России), ведение реестра отправлений. Подготовка конвертов и вложений, маркировка, оформление описей и уведомлений при необходимости. Дополнительно Административная поддержка руководителя (поручения, организационные вопросы). Приобретение авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц для сотрудников. Кого мы ищем: Опыт и базовые знания Опыт работы секретарём, офис-менеджером или администратором от 1 года. Знание основ делопроизводства и документооборота: регистрация, хранение и маршрутизация входящей/исходящей корреспонденции. Практический опыт работы с физической почтой и курьерскими службами: оформление отправлений, ведение реестров, трекинг и контроль доставки. Профессиональные навыки Уверенное владение ПК: MS Word, Excel, электронная почта, календарь, мессенджеры. Оформление документов по шаблонам: письма, запросы, сопроводительные, доверенности, приказы. Работа с оргтехникой: сканер/МФУ, копирование, печать, базовое обслуживание (замена бумаги/картриджа, проверка очереди печати). Приём и переадресация звонков: корректная коммуникация, фиксация обращений, передача информации адресату. Ведение журналов и реестров (Excel/таблицы): входящая/исходящая корреспонденция, отправления, заявки на офисные закупки. Личные качества Аккуратность и внимательность к деталям: ФИО, даты, номера, вложения, версии документов. Системность и умение поддерживать порядок в документах и процессах. Коммуникабельность, вежливость и стрессоустойчивость при входящих звонках и срочных задачах. Ответственность, дисциплина и соблюдение сроков поручений. Умение работать расставлять приоритеты. Соблюдение конфиденциальности. Что мы предлагаем: Заработную плату по рынку и компетенциям соискателя; Оформление в соответствии с ТК РФ; Гибкий испытательный срок (1 - 3 месяца); График работы: 5/2 с 8.30 до 17.30, пятница сокращенный рабочий день до 17:00; Корпоративные мероприятия; Безлимитный чай, кофе и сладости.Похожие вакансии