Ведущий специалист Административный отдел

Обязанности:

·  Осуществление и контроль функционированием единой системы организации делопроизводства, внутреннего и внешнего документооборота  (электронного и на бумажных носителях), своевременное сканирование документов и обновление системы управления документами, ведение электронной базы клиентских документов включая  Директум;

· Формирование выписок для клиентов и контроль над их своевременной отправкой по почте или электронным образом:

·   Отправка, приём, сортировка, учёт и регистрация входящей и исходящей корреспонденции/документации, включая обработку документов на ЦБ портале;

·  Мониторинг и своевременная оплата административных счетов, а также счетов, связанных с возмещением расходов; взаимодействие с бухгалтерией по поводу своевременной оплаты счетов, циркуляция счетов для одобрения Руководством;

·  Поддержка по запросам на представительские расходы, по командировкам, подготовка отчетов по представительским расходам и командировкам, другим возмещениям, ведение соответствующей базы;          

·  Внутренняя доставка входящей корреспонденции до руководства банка и соответствующих структурных подразделений, проверка правильности оформления исходящей корреспонденции и отправка её адресатам;

·  Комплектование, хранение, учёт и использование архивных документов, в том числе на внешних ресурсах;

·  Обеспечение соблюдения установленного порядка работы со штампами, печатями банка, хранения ключей, ведение внутренних административных регистров учета;           

·  Мониторинг внешнего состояния офиса, отсутствия проблемных участков, связанных с техническим состоянием офиса;

· Поддержка офиса (заказ канцелярских принадлежностей, бланков визиток, воды, пр) обеспечение клиентской зоны и основного офиса бумагой, водой, чаем, молоком, и т.д. на ежедневной основе в начале рабочего дня;

·  Прием телефонных звонков и посетителей;

·  Заказ пропусков для посетителей, автомобилей на гостевую парковку;

·  Административная поддержка сотрудникам при организации локальных и международных деловых поездок (ответы на запросы, планирование встреч, бронирование авиаперелетов и отелей, ведение переговоров по условиям, логистике, визовая поддержка пр);

·  Административная поддержка сотрудникам, участвующим в мероприятиях, проводимых в России и за рубежом (участие, организация встреч, логистика, бронирование авиабилетов и отелей);

·  Проведение инструктажей по пожарной безопасности для сотрудников банка, организация и участие в тренировочной пожарной эвакуации (2 раза в год);

·  Поддержка Начальнику Административного отдела и команде Административного отдела;

Требования:

• Стаж работы в соответствующей области;
• Высшее образование в соответствующей области и знание основных действующих нормативно-правовых актов, регулирующих банковскую деятельность в Российской Федерации, инструкций и иных руководящих документов Банка средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
• Знание технологий, используемых для автоматизации бизнес-процессов в Банке.