Обязанности:
Обеспечение документооборота Общества: работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация, учет, хранение, оформление писем и т.д.); ведение реестра зарегистрированных писем/служебных записок/приказов/протоколов, журнала ДСП и КТ форм; работа в системе электронного документооборота (оформление карточки документа, регистрация в системе, направление ответственным лицам); оперативное отслеживание корпоративной почты Общества, своевременное направление писем/запросов адресатам и контроль за их исполнением; организация приема внешних писем на бумажном носителе; подготовка и передача документов на архивное хранение/ уничтожение. Организационное обеспечение приемной генерального директора: подготовка и организация совещаний руководителя (постановка встречи в календарь, сбор участников и материалов); контроль за графиком встреч, оперативное реагирование на изменение в расписании; качественное и своевременное выполнение поручений руководителя; организация командировок генерального директора, оформление закрывающих документов; ответы на телефонные звонки, консультация внешних контрагентов по телефону, распределение потока поступающих запросов по телефону на ответственных сотрудников Общества; организация приема гостей и посетителей приемной руководителя и т.д.
Требования:
Высшее образование; Опыт работы помощником руководителя/секретарем в крупной нефтегазовой или банковской компании от 2 лет; Знание электронного документооборота; Навыки работы с программами: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Adobe Acrobat, желательно КСЭД, SAP; Опыт работы по контролю за исполнением поручений; Коммуникабельность, ответственность, высокая скорость мышления, многозадачность, умение держать в голове несколько задач и их оперативно исполнять, умение работать с большими объемами информации, грамотная речь, гибкость ума, ответственность, готовность к монотонной работе; Желательно знание английского языка на уровне не ниже intermediate; Навыки работы с документами служебного пользования; Дополнительно приветствуются профессиональные курсы секретарей.Похожие вакансии
Секретарь приемной генерального директора
От 90 000 руб.
Москва
Организатор перевозок, Государственное казенное учреждение города Москвы
Секретарь приемной генерального директора
От 155 000 руб.
Москва
Московский фонд реновации жилой застройки