Обязанности:
О компании. BOROSA — команда специалистов, связавшая свою жизнь с современной архитектурой, дизайном и строительством. Выполняем весь спектр работ, связанных с премиальными виллами — полное проектирование и реализация в рамках одного окна. Наша цель — создавать для жизни человека ценностно-ориентированную среду, в которой он выведет на новый уровень все аспекты своей жизни. Чтобы сфокусироваться на самом важном, нам нужен бизнес-ассистент, который возьмет организацию сопутствующих процессов в свои руки. Что нужно будет делать. Вы будете выполнять по сути функции заместителя операционного/генерального директора, то есть брать на себя роль управления деятельностью компании, включая и не ограничиваясь. Управление и контроль. Все эффективно управляется вами, везде четкость, собираются и анализируются данные, делаются выводы, приоретизируются задачи, включая и не ограничиваясь: Помогать руководителю в операционном управлении компанией. Предоставлять еженедельные отчеты по работе команд, собирать в дашборды, проводить первичный анализ. Контролировать ход проектов. Контролировать ведение отчета всеми сотрудниками, готовить список выполненных и оставшихся задач сотрудников руководителю к планеркам. Организовывать формирование планов работ на неделю/месяц по сотрудникам. Контролировать сроков и исполнения задач, изданных приказов и распоряжений. Обеспечивать эффективную работу компании, стратегическое планирование, управление ресурсами. Строить бизнес-процессы, описывать регламенты, совершенствовать их и контролировать исполнение. Внедрять и строить финансовую/операционную аналитику, дашборды для контроля и сбора данных. Разрабатывать системы мотивации, внедрять KPI, учет и автоматизацию работы. HR. Кадры в порядке, в компании работают лучшие и подходящие люди, включая и не ограничиваясь: Искать и нанимать сотрудников (просмотр по критериям резюме, первичное собеседование, дальнейший контроль выхода на работу и адаптации). Вести учет материальных ценностей, выданных сотруднику. Организовывать ведение кадрового производствв (составление/подписание договоров, приказов, трудовых книжек, контроль наличия документов, взаимодействие с бухгалтером, юристом). Находить внешних исполнителей. Составлять и согласовывать графики отпусков. Создавать обучающие материалы, базы знаний. Организовывать корпоративные мероприятия. Бухгалтерия и экономика. С экономикой полный порядок, ведется учет, первичка собирается, собирается финансовые данные, анализируются, делаются выводы. Помогать бухгалтеру с первичной документацией (отправка оригиналов, отслеживание/возврат, регистрация писем, бухгалтерских документов, контроль обмена оригиналами с заказчиками и поставщиками, курированием выставлять/запрашивать счета). Формировать приказы и служебные задания. Своевременно оплачивать счета. Работать с электронным документооборотом. Вести таблицы расходов, накопительных по проектам, по себестоимости, готовить таблицы и презентации с выводами. Маркетинг и продажи. Сопровождать первичную обработку звонков и заявок Вести сбор данных в CRM-системе. Наполнять социальные сети и сайт готовым контентом. Организовывать фотосессии и видеосъемки. Готовить графические презентации (пауэрпоинт, кейнот). Связывать с техподдержкой ройстат и прочие сервисы, решать проблем. Документы. Организовать документооборот, наладить учет. Проверять и контролировать оформление документов. Составлять письма, коммерческие предложения, вести работу с контрагентами. Печатать и сшивать документы, копировальные работы. Вести документооборот, систематизировать хранение и передачу данных. Распределять документацию по сотрудникам. Вести реестры. Составлять договоры с контрагентами, вести с ними диалог, договариваться. IT. Вся айти-инфраструктура работает бесперебойно, создаются необходимые новые сервисы. Поднимать необходимые айти-сервисы, связки, внедрять ПО и технологии в деятельность всех отделов компании. Вести информационные базы. Создавать учетные записи в рабочих программах для новых сотрудников (удаление уволенных). Сортировать все на диске в нужные папки. Логистика. Организовывать деловые поездки и командировки: заказ билетов, бронирование гостиниц, заказ такси. Вести визовую поддержку, готовить пакет документов и подавать по доверенности или сопровождать подающее лицо. Встречи. Организовывать встречи, совещания, переговоры. Готовить переговорные комнаты для проведения встречи. Протоколировать совещания. Входящее и исходящее. Принимать и распределять входящие звонки. Регистрировать входящую/исходящую документацию. Отправлять документы, отслеживать возврат/получение. Вести деловую переписку, в т.ч. с рабочей почты руководителя компании. Жизнь офиса. Обеспечивать и поддерживать жизнедеятельность офиса: заказ воды, канцелярии, продуктов, бесперебойно работающие программные продукты, оргтехника, телефония, интернет, порядок в офисе. Встречать гостей и выписывать пропуска. Кто вы. Работаете на результат: вы четко понимаете, что конечным результатом высвобожденное время руководителя для осуществления самых важных задач в компании. Честны, справедливы, проактивны, аккуратны, позитивны, настойчивы и внимательны к деталям Дружите с программами, с компьютером, гаджетами. Отличные soft skills, высокий уровень самоорганизации, тайм-менеджмента, системность в работе. Быстро находите неизвестные/недостающие данные и информацию. Грамотная устная и письменная речь, умение выстраивать доверительные отношения с коллегами и контрагентами. Нет в лексиконе фраз: "не могу / не умею / не получилось / не успел". Вы — решение вопросов, а не их генератор. Сдержанны, стрессоустойчивы, ответственны. При этом вы легко переносите критику, конструктивно решаете вопросы, открыты к идеям и экспериментам. Для нас также важно, чтобы вы: Были уверены в себе, могли донести информацию до сотрудников и запросить отчеты. Прекрасно дружили с MS Office и — могли легко разобраться с функционалом любой IT-программы. Умели хотя бы на базовом уровне работать с графическими редакторами типа Photoshop/Figma и в перспективе могли освоить простые навыки монтажа простых видео. Умели нестандартно решать задачи. Когда задача не решается в лоб, то вы найдете обходные пути ее решения. Работали очень быстро, делали все играючи — чтобы для вас все было просто и понятно. Имели аналитический склад ума, при котором вы сможете собрать абсолютно разрозненные элементы в единый паззл. Скорее всего вы будете интровертом, претворяющимся экстравертом. Имели опыт работы в смежной сфере Что будет. Работа в молодой и устойчивой компании. Расширение в своих и смежных профессиональных навыков: маркетинг, продажи, найм, экономика, управление. Компенсация дополнительного обучения при достижении успешных результатов. Причастность к развитию бренда статусной компании. График работы 5/2 (пн-пт) с 10-00 до 19-00. Комфортное современное рабочее место в офисе с новым ремонтом на Ленинском Проспекте. Экскурсии, пикники, мероприятия, помощь с решением личных проблем. Чего не будет. Бездушного отношения. Сплетен, ссор и нездоровой атмосферы. Проблемных проектов и строек. Начинаем работать. Для начала работы нам надо поговорить. Если вы все это умеете, свяжитесь с нами и расскажите о себе.Похожие вакансии
Бизнес-ассистент / ассистент руководителя / помощник руководителя
От 45 000 до 60 000 руб.
Москва. Станции метро: Ленинский проспект
Клуб Иллюстраторов Jeforel
Помощник руководителя (бизнес-ассистент руководителя)
От 150 000 до 180 000 руб.
Москва. Станции метро: Ленинский проспект
Норникель
Бизнес-ассистент / ассистент / помощник руководителя
От 30 000 до 50 000 руб.
Москва. Станции метро: Ленинский проспект
Планета Недвижимость
Помощник руководителя / Бизнес-ассистент
От 90 000 руб.
Москва. Станции метро: Ленинский проспект
AKRON HOLDING
Бизнес ассистент / помощник руководителя
От 40 000 до 80 000 руб.
Москва. Станции метро: Ленинский проспект
Романова Татьяна Викторовна
Бизнес-ассистент \ Помощник руководителя
От 90 000 до 120 000 руб.
Москва. Станции метро: Ленинский проспект
Пепперони