Бизнес ассистент (Family Office)

Мы международное кадровое Агентство персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" и уже на протяжении 10-ти лет подбираем самых классных ассистентов и секретарей нашим клиентам. И ты можешь найти работу мечты вместе с нами! Сейчас мы в поисках Бизнес- ассистента в Family Office к владельцу бизнеса. Если у тебя есть опыт от 3х лет в роли бизнес / персонального ассистента, письменный и устный английский язык и желание продолжить карьеру - откликайся. ЭТАПЫ: 1) онлайн собеседование и оценка эксперта Smart & Talented; 2) тест на английском языке от заказчика и отбор от HR; 3) собеседование с руководителем. Обязанности: Координация всех задач Family Office. Переписка с партнёрами на английском языке (чаще с британским). Редкие командировки (Европа, Бахрейн, Черногория — по задачам, не постоянные). Взаимодействие и выполнение широкого спектра поручений руководителя и его семьи. Работа с движимым и недвижимым имуществом (апартаменты, мотоциклы, гидроциклы, автомобили, яхты, лодки, квартиры) в РФ и за рубежом (решение финансовых, юридических, технических и бытовых вопросов). Travel-поддержка: построение маршрутов, скрининг рейсов по маршруту, предоставление лучшего выбора, организация досуга, работа с отелями высокого класса, с системами лояльности, апгрейдами, организация сервисов M&G по всему миру, бронирование и оплата. Во время перелетов руководителя и его семьи быть на связи для необходимого сопровождения. Оформление и сбор документов под ключ (визы, ВНЖ, паспорта и прочая необходимая документация). Поиск, подбор, взаимодействие с подрядчиками. Координация деятельности домашнего персонала (горничные, водители, сантехники, электрики и т.д.). Ведение документооборота (систематизация, учет, ведение таблиц); Поиск и аналитика необходимой информации. Контроль и своевременная оплата регулярных платежей (ЖКУ, налоги, связь, ячейки хранения, оплаты в российских и зарубежных личных кабинетах). Организация праздников (декор, персонал, подарки и прочее). Поиск и покупка вещей, техники, подарков, заказ цветов в РФ и заграницей. Юридические аспекты (страховки, счета, доверенности и т.д.). Ведение отчетности о проделанной работе. Требования: Английский B2-C1 - письменный особенно важен (переписка с зарубежными компаниями). Высшее образование. Релевантный опыт от 3 лет в роли бизнес / персонального ассистента (желательно в сложной среде, Family Office, HNWI). Готовность к командировкам: редко (Европа, Бахрейн, Черногория — по задачам, не постоянные). Программы и знания: опыт работы с таск-трекерами (Asana или аналоги), Excel, презентации, уверенное владение мессенджерами (WhatsApp — основной инструмент), желательно понимание оптимизации процессов и структуры задач. Высокая стрессоустойчивость и личностная зрелость, понимание специфики работы с владельцами бизнеса ТОП уровня. Ответственность за результат, а не за процесс. Сильные организационные навыки и структурность в работе. Грамотная письменная коммуникация (особенно на английском). Умение работать в хаосе и выстраивать систему. Деловой этикет, субординация. Предусмотрительность (умение работать на опережение). Условия: Сотрудничество с ИП или самозанятым. Исключительно офисный формат работы, м. улица 1905 года. График работы с 9:00 до 19:00, завершение рабочего дня может быть гибким (особенно во время поездок руководителя). Возможны премии.