Секретарь-делопроизводитель

ООО «РУССКС» специализируется на разработке, производстве и поставке решений для построения структурированных кабельных систем и пассивной ИТ-инфраструктуры. Приглашаем на работу секретаря-делопроизводителя, который обеспечит системную работу с документами, контроль документооборота и секретарское сопровождение деятельности генерального директора. Обязанности: приём, проверка, регистрация и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции; ведение журналов и электронных реестров документов; контроль движения документов между работниками и подразделениями компании; сканирование, систематизация и размещение документов в электронной системе хранения; техническое оформление писем, приказов, распоряжений, служебных записок и других документов на основании согласованных проектов; проверка правильности оформления и комплектности документов; регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности; организация ознакомления работников с внутренними документами; ведение реестров локальных нормативных актов и доверенностей, контроль сроков действия доверенностей; передача документов генеральному директору на подпись и возврат подписанных документов инициаторам; регистрация поручений генерального директора, контроль сроков их исполнения и подготовка сводной информации; самостоятельная разработка, согласование, ведение и ежегодная актуализация сводной номенклатуры дел компании; определение индексов, наименований и сроков хранения дел; консультирование работников по вопросам формирования и хранения документов; формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой; систематизация и обеспечение сохранности оригиналов документов; учёт выдачи оригиналов и контроль их возврата; подготовка дел к архивному хранению, составление описей и проектов актов о выделении документов к уничтожению; ведение рабочего календаря генерального директора, согласование времени встреч и телефонных переговоров; приём и распределение телефонных звонков, передача сообщений; подготовка и подбор документов для генерального директора; подготовка проектов деловых писем, запросов и уведомлений по поручению генерального директора; приём посетителей и оформление заявок на пропуск; обработка обращений, поступающих на общий телефон и адрес электронной почты компании; приём, отправка и контроль доставки почтовой и курьерской корреспонденции; работа с корпоративной электронной почтой, электронным архивом, Битрикс24 и другими внутренними системами; обеспечение доступа работников к актуальным редакциям организационно-распорядительных документов. Требования: высшее или среднее профессиональное образование; опыт работы секретарём, делопроизводителем, специалистом по документообороту или на аналогичной должности от 1 года; знание правил делопроизводства, регистрации, систематизации и архивного хранения документов; практический опыт разработки или ведения номенклатуры дел; уверенное владение Microsoft Office и системами электронного документооборота; грамотная устная и письменная речь; умение работать с большим объёмом документов и контролировать установленные сроки; внимательность, ответственность, системность и исполнительность; готовность соблюдать установленный порядок работы с документами и оригиналами. Условия: место работы: м. «Парк культуры» / м. «Фрунзенская», 10 минут пешком; оклад от 100 000 до 120 000 рублей на руки по результатам собеседования; официальное оформление в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации; работа в стабильной российской технологической компании; понятная зона ответственности и прямое взаимодействие с генеральным директором; возможность выстроить и систематизировать делопроизводство компании.