Личный ассистент руководителя / Координатор строительных проектов / Бизнес ассистент

Обязанности: - Административная поддержка руководителя: - ведение календаря, организация встреч, созвон/видеоконференций; - контроль исполнения поручений: фиксация задач, сроков, ответственных, статусов; - подготовка материалов к совещаниям (таблицы статусов, перечни документов, краткие протоколы/заметки при необходимости); - напоминания/эскалации по просроченным задачам, ведение трекинга “что готово / что в работе / что требуется”. Координация строительных проектов и документооборота: - маршрутизация документов по участникам процесса (заказчик, подрядчики, внутренние службы); - сбор исходных данных по этапам работ: объемы, сроки, подтверждения/акты, корректировки; - контроль корректности документооборота по проекту: наличие, актуальность, соответствие формату и требованиям договора/регламентов; - ведение реестров/журналов документов и поддержание “досье проекта” (электронно и при необходимости в бумажном виде). - подготовка черновиков писем/ответов по документам; - сверки по реестрам и данным в рамках роли координатора; - участие в подготовке промежуточных итогов по этапам (по внутренним регламентам компании). Подготовка и комплектование исполнительной документации: - сбор, проверка комплектности и систематизация исходных документов для формирования исполнительной документации; - подготовка и комплектование пакетов для КС-2 и КС-3: - предварительная проверка заполнения реквизитов, периодов и данных по объемам; - формирование сопроводительных материалов/реестров перед отправкой; - сопровождение пакета до момента предоставления/приёма со стороны заказчика: контроль замечаний, доработка состава и повторная отправка. Коммуникации с заказчиком и подрядчиками: - ведение деловой переписки по документам: запросы недостающих сведений/материалов, уточнение требований к составу пакетов, согласование сроков; - организация обмена документами (почта/ЭДО/мессенджеры/облачные хранилища — в рамках ваших процессов); - фиксация договорённостей и статусов: кто и что делает, сроки, следующий шаг. Контроль сроков, качества комплекта и отчетность для руководителя: - ведение контрольных точек по проекту (когда нужны исходные данные, когда формируется пакет, когда отправка/подписание); - проверка документов на ошибки и несоответствия (реквизиты, даты, периоды, объемы, подписи/печати при необходимости); - подготовка сводных статусов для руководителя: готовность пакетов, что на согласовании, что требуется запросить. Архивирование и поддержание порядка: - поддержание структуры папок проекта, контроль версий файлов; - ведение архива подписанных документов и сопроводительных файлов; - передача завершённых пакетов в установленный контур хранения/учета. Содержание офиса: - закупка и пополнение канцелярии и расходных материалов по мере необходимости (по заявкам и установленным лимитам); - контроль наличия базовых офисных расходников (бумага, папки, стикеры, картриджи/тонер, вода/чай — по внутренним правилам); - получение и прием входящей корреспонденции/документов для офиса, распределение по адресатам; - координация отправок через курьерские службы и подготовка документов к передаче (когда требуется регламентом); - поддержание порядка в офисной зоне и в местах хранения документов (папки/корзины/архив — по структуре компании); - организация мелких офисных запросов по хозяйственной части (по согласованию с руководителем/в рамках компетенций); Что мы ждём от кандидата: - Опыт работы в документообороте строительных проектов (желательно с участием в подготовке и сдаче исполнительной документации). - Практическое понимание подготовки и сопровождения КС-2 / КС-3: комплектность, проверка реквизитов, корректность данных по периодам и объемам. - Умение собирать пакет документов “под подписание” и сопровождать его до предоставления/приёма со стороны заказчика. - Опыт деловой переписки и коммуникаций с заказчиком и подрядчиками по согласованию, срокам предоставления и комплектности документов. - Внимательность к деталям, ответственность за сроки, работа с несколькими задачами/проектами параллельно. - Уверенный уровень Excel/Google Sheets: реестры, таблицы статусов, контроль готовности пакетов, сверки данных. - Грамотная письменная речь и аккуратность оформления; понимание базовых принципов документооборота (актуальность, версии, маршрутизация по участникам). - Опыт работы с почтой и облачными хранилищами/ЭДО — как преимущество (укажите ваши инструменты, если требуется).