Секретарь-делопроизводитель в строительную компанию

Обязанности: 1. Организация документооборота Приём и первичная обработка входящей корреспонденции (письма, заявки, уведомления от подрядчиков, поставщиков, контролирующих органов). Регистрация документов в журналах учёта или электронных системах («1С:Документооборот»). Распределение документов по отделам. 2. Работа с внутренней документацией Оформление и регистрация: приказов и распоряжений руководства; служебных записок; актов выполненных работ (КС‑2); справок о стоимости выполненных работ и затрат (КС‑3); журналов производства работ; разрешений на строительство и иных разрешительных документов; договоров с подрядчиками и субподрядчиками. Проверка правильности оформления документов (наличие подписей, печатей, дат). Подготовка проектов документов по поручению руководства. 3. Архивирование и хранение Ведение электронного и бумажного архива. 4. Контроль сроков и исполнение поручений Отслеживание сроков: действия разрешительных документов; исполнения договоров; предоставления отчётности в контролирующие органы; ответов на запросы от партнёров и госорганов. Напоминания ответственным лицам о приближающихся сроках. Фиксация результатов исполнения поручений. 5. Подготовка к проверкам и аудитам Сбор и систематизация документов по запросам руководства или контролирующих органов (Ростехнадзор, налоговая инспекция, Фонд капитального строительства и т. д.). Составление описей и реестров. Копирование и заверение документов. Обеспечение быстрого доступа к необходимым документам. 6. Организационная поддержка Организация встреч и совещаний: оповещение участников; подготовка материалов для обсуждения. Ведение протоколов совещаний. Работа с офисной оргтехникой. Обеспечение офиса канцелярией, водой и пр. Заказ пропусков, встреча гостей. Контроль лимитов транспортных карт, пополнение счета. 7. Взаимодействие с внешними организациями Отправка исходящей корреспонденции (Почта России, СДЭК, Достависта, Яндекс) Взаимодействие с: подрядчиками и поставщиками; контролирующими органами; проектными организациями; банками и финансовыми учреждениями. Получение и обработка запросов от партнёров. 8. Информационная поддержка Ведение баз данных документов. Предоставление справок и выписок по зарегистрированным документам. Консультирование сотрудников по вопросам оформления и подачи документов. Требования: образование: средне-профессиональное, высшее требуется от 1-2 лет опыта в делопроизводстве, желательно в строительной отрасли или смежных сферах (проектирование, ЖКХ, девелопмент). Знания (желательно): нормативно‑правовые акты в сфере делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.8–2013, ГОСТ Р 7.0.97–2016 и др.); законодательство в сфере строительства (Градостроительный кодекс РФ, ФЗ №148‑ФЗ и др.); правила оформления строительной документации: акты выполненных работ (КС‑2); справки о стоимости работ (КС‑3); журналы производства работ; акты скрытых работ; порядок ведения и хранения: разрешительной документации (разрешения на строительство, градостроительные планы); проектной и сметной документации; договоров подряда и субподряда; стандарты архивного хранения документов; правила защиты персональных данных (ФЗ № 152‑ФЗ); основы корпоративной этики и делового общения. Навыки: Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); системы электронного документооборота (СЭД): «1С:Документооборот»; программы для работы с PDF‑файлами (Adobe Acrobat, Foxit Reader); сканеры, принтеры, копиры, факсы и другая офисная оргтехника. Условия: Небольшой, но дружный коллектив. Оформление по ТК РФ. Выплата зарплаты без задержек. Комфортный офис, доступность от метро ш. Энтузиастов. Зарплата обсуждается с финальным кандидатом.