Ведущий специалист отдела документационного обеспечения

Обязанности: 1. Делопроизводство: Ведение документооборота (регистрация, учет, архивация входящей/исходящей корреспонденции). Распределение входящей корреспонденции (электронная почта, Системы ЭДО, Госуслуги, курьеры почтовых служб) между сотрудниками компании. Отправка исходящей корреспонденции, контроль ее получения адресатом, получение входящих регистрационных номеров у адресатов, контроль получения ответа (при необходимости). Организация хранения документов в соответствии с номенклатурой дел (сканирование, сортировка, хранение бумажных оригиналов). 2.Офисные закупки: Планирование и закупка канцелярских товаров, хозяйственных расходников. Контроль за расходованием бюджета, согласование затрат с руководством. Работа с поставщиками: поиск, переговоры, заключение договоров, контроль сроков доставки. Ведение учета товарно-материальных ценностей (канцтовары и проч.). ​​​​​​​ 3. Контроль исполнения поручений: Организация и мониторинг выполнения задач, поставленных руководством сотрудникам. Напоминание о сроках, подготовка отчетов о выполнении поручений. Поддержка в организации совещаний (составление повестки, протоколирование) 4. Общие задачи: Обеспечение бесперебойной работы офиса (взаимодействие с клининговыми службами, курьерами, почтовыми сервисами, арендодателем, ремонтниками). Встреча гостей, ответы на телефонные звонки, оформление пропусков. Требования: 1.Стаж работы по специальности: от 1 года в должности офис-менеджера, администратора или аналогичной позиции 2.Образование: высшее / среднее специальное, желательно в области управления, документоведения или в смежных сферах. 3.Специальные знания и наличие документов о прохождении обучения: нет Прочие требования: Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), 1С (базовый уровень), системы электронного документооборота. Знание основ документооборота и архивного дела. Умение вести переговоры с поставщиками и контролировать бюджет Условия: График работы: 5/2, офис – метро Краснопресненская, Баррикадная. Статус трудоустройства: основное место работы. Испытательный срок: 3 месяца ​​​​​​​