Обязанности:
Операционное управление офисом: контроль наличия офисных принадлежностей, продуктов питания (чай, кофеи т. д.) и заказ необходимых расходных материалов; взаимодействие с подрядчиками (курьеры, клининговые службы, мастера по ремонту оборудования, IT-специалисты); управление пространством: контроль чистоты и порядка в общих зонах, переговорных комнатах, на кухне; Приём посетителей и коммуникации: встреча гостей и клиентов, предложение напитков, сопровождение к нужным сотрудникам; обработка звонков и почты: фильтрация и распределение входящих вызовов, работа с электронной почтой, сортировка физической корреспонденции; информационное обеспечение: предоставление справок сотрудникам и клиентам по внутренним правилам и процедурам; Административная и секретарская поддержка: управление графиками и календарями: планирование встреч, совещаний, конференций, бронирование переговорных комнат; организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз и подготовка маршрутов для руководителей и сотрудников; документооборот: подготовка писем, отчётов, презентаций; ведение реестров и архивирование документов (физических и цифровых); протоколирование: ведение записей во время совещаний и распределение задач по их итогам; Поддержка HR и финансового отделов: он бординг: помощь в подготовке рабочего места для новых сотрудников, выдача пропусков, ознакомление с офисом; первичная бухгалтерия: обработка счетов, контроль оплаты аренды и коммунальных услуг, ведение отчётности по мелким расходам; помощь в организации корпоративных мероприятий (праздников, тимбилдингов, конференций); Административно-хозяйственные задачи: контроль технического состояния офисных помещений, организация ремонта и технического обслуживания; взаимодействие с арендодателем по вопросам эксплуатации здания; координация работы технического персонала (курьеры, уборщики, сантехники, электрики); подготовка офиса к рабочему дню и закрытию (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение оргтехники и т. д.); Работа с документами и ресурсами: оформление необходимых документов для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов, техническое обслуживание и ремонт оргтехники и т. п.; ведение учёта материальных ценностей офиса, участие в инвентаризациях; Дополнительные аспекты: знание основы организации труда, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; в зависимости от специфики компании могут добавляться специфические функции, например, работа с CRM-системами, облачными сервисами, управление контентом в корпоративных соцсетях; Ключевые навыки: владение офисными программами (MS Office, Google Workspace), CRM-системами, инструментами планирования и другими цифровыми инструментами. также важны коммуникативные навыки, организованность, многозадачность, стрессоустойчивость и другие личностные качества. Требования: Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности - помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет. Условия: оформление по ТК РФ, оплачиваемый отпуск; достойная заработная плата, своевременная и официальная выплата; обучение и персональное наставничество. график 5/2 с 9.00 - 18.00 часов; дружный и профессиональный коллектив;Похожие вакансии
От 50 000 до 50 000 руб.
Москва. Станции метро: Печатники, Кожуховская
ФОНД ПОДДЕРЖКИ ПОЖИЛЫХ ЛЮДЕЙ И ВЕТЕРАНОВ ВОЙН "В.Н.У.К."
От 120 000 до 120 000 руб.
Москва. Станции метро: Печатники, Кожуховская
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "ХАТТОН ДЕВЕЛОПМЕНТ"
От 75 000 до 75 000 руб.
Москва. Станции метро: Печатники, Кожуховская
Галс-Девелопмент
От 120 000 руб.
Москва. Станции метро: Печатники, Кожуховская
Группа компаний Развитие
От 73 000 до 73 000 руб.
Москва. Станции метро: Печатники, Кожуховская
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "ЛОФТИС"