Секретарь / помощник руководителя

Всероссийский институт научно-технической информации Российской академии наук (ВИНИТИ РАН) ищет надежного и ответственного помощника руководителя, который обеспечит эффективную административную поддержку директора и возьмёт на себя организацию всех рабочих процессов. 📍 Мы находимся в 5-7 минутах ходьбы от метро Сокол, по адресу: ул. Усиевича, дом 20. Обязанности: Административно-техническое обеспечение работы руководителя — планирование рабочего дня, телефонных переговоров, прием и распределение звонков. Управление документооборотом — подготовка документов, прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, составление писем и проектов распорядительных документов, рассмотрение и подготовка служебной документации, подготовка документов на подпись, формирование дел для передачи в архив, обеспечение конфиденциальности информации. Информационное взаимодействие: передача служебной информации руководителю и сотрудникам, прием телефонных звонков и фиксация сообщений, работа с электронной почтой и другими каналами связи. Организация встреч и мероприятий — сбор необходимых материалов, планирование мероприятий, организация их проведения, техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и их регистрация, протокольное обеспечение. Организация деловых поездок: полная логистическая поддержка командировок, включая оформление виз, бронирование размещения, приобретение проездных билетов, разработка оптимальных маршрутов в условиях сжатых сроков. Управление офисными процессами. Выполнение поручений руководителя, в том числе личных заданий руководителя, не связанных напрямую с основной деятельностью учреждения. Требования: Высшее образование, наличие ученой степени приветствуется; Опыт работы секретарем, помощником или ассистентом руководителя более 3 лет; Навык деловой переписки, грамотная устная и письменная речь, знание ГОСТов оформления документов; Знание делопроизводства, делового этикета Знание MS Excel, MS Word, MS Outlook, Google таблиц; Умение эффективно работать в режиме многозадачности; Грамотная устная и письменная речь (умение писать деловые письма- возможно филологическое образование); Позитивное мышление, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, аккуратность; Презентабельный внешний вид, деловой стиль одежды; Знание английского языка будет являться преимуществом. Условия: График работы 5/2, с 9.00 до 18.00 Официальное оформление в соответствии с ТК РФ с первого дня работы; Окончательный размер оплаты труда по результатам собеседования.