Административный менеджер/Офис-менеджер (иностранная консалтинговая компания)

Работодатель - немецкая консалтинговая/аутсорсинговая компания, более 25 лет на рынке. Обязанности: I. Работа с клиентами / внутренняя организация Коммуникация с клиентами и менеджером компании. Составление финансовых предложений Организация и ведение проектных задач от А до Я Выполнение поручений от старших клиентских менеджеров и регулярная обратная связь о состояние дел II. Ресепшн / Офисная работа Распределение телефонных звонков на русском, английском языках (работа с мини-АТС) → звонков от 15 до 20 в день Принятие, распределение и отправка почты, в том числе заграницу Организация и контроль работы курьеров Подготовка конференц зала → Встреча гостей, приготовление и подача напитков (кейтеринг, заказ еды по запросу) Оформление пропусков для сотрудников и клиентов Сканирование, печать, брошюровка Ведение отчетных таблиц Заказ канц. товаров, визиток, чая и кофе и др. и ежедневный контроль за их наличием Получение и анализ финансовых предложений от поставщиков услуг компании (интернет, телефон, канц товары и др.) Раскладка документов на сервере по установленной форме → порядок в документах - на первом месте III. Сдача офисов в субаренду Составление и отправка финансовых предложений для клиентов Креативная подготовка каждого офиса для привлечения клиентов, ежедневный контроль за порядком Ведение переговоров с риелторами, в т.ч. о снижении агентских вознаграждений Публикация / реклама / фото → полная маркетинговая обработка Показ и продажа офисов клиентам Организация (IT и техническая подготовка) и самостоятельная подготовка офиса для въезда нового клиента Организация въезда (выезда) клиента → Заказ грузчиков, транспорта и т.п. Введение нового клиента → объяснение правил, приветствие Организация пакета документов для регистрации юр. адреса → с владельцем помещения Ведение и обновление таблиц для налоговых органов о нахождении в офисе клиентов IV. Работа с документами / Архивация / Инвентаризация Инвентаризация документов и офисной техники Архивация документов компании и клиентов Утилизация → нахождение лицензированных поставщиков услуг Утилизация → составление плана работы и строгий контроль, в т.ч. участие V. Трэвел Заказ билетов, гостиниц, трансфера Подготовка приглашений и документов для виз Ведение и актуализация баз данных VI. Иное Выполнение других административных задач по мере их возникновения Введение нового сотрудника компании в рабочий режим → полная подготовка рабочего места и контроль/взаимосвязь с IT Контроль уборки помещений Работа по Положению и ПВТР компании Требования: Высшее образование; Опыт от 3 лет в сфере административной работы, работы офис-менеджером, секретарем; Продвинутый пользователь Excel, Outlook, Microsoft Office; Знание английского или немецкого языка на уровне не ниже В2 Быстро обучающийся и включающийся в любой процесс человек, работа в режиме многозадачности, внимание к деталям и высокая стрессоустойчивость, сильные организационные и коммуникативные навыки. Условия: Оформление по ТК РФ, График работы: Пн-Пт., в промежутке с 8:00 до 19:00 в зависимости от смены ("плавающее" начало рабочего дня) Комфортабельный офис в самом центре Москвы. (1 мин от м. Пушкинская, Чеховская, Тверская) Европейская рабочая культура; Официально объявленная зарплата, а также бонусы для достижения поставленных целей; Курсы английского и немецкого языков для сотрудников; Частичная компенсация фитнеса.