Бизнес - ассистент

Мы ищем надёжного бизнес‑ассистента, который поможет нам держать высокий темп работы: структурировать процессы, синхронизировать команды, сопровождать ключевые инициативы и соблюдать дедлайны. Если вы умеете работать в режиме многозадачности, быстро погружаетесь в новые задачи и доводите их до результата — будем рады видеть вас в команде! Обязанности: Блок 1. Административная и проектная поддержка. контролировать выполнение задач и сроки по проектам компании; собирать, анализировать и структурировать данные по проектам (статусы задач, подписания документов, оплаты и т. д.); взаимодействовать с контрагентами; согласовывать договоры с юристами и бухгалтерами, отслеживать изменения условий; готовить презентации и визуальные материалы для руководителя, совещаний и внешних встреч (в т. ч. с партнёрами); вести календарь руководителя; выполнять деловые поручения; организовывать встречи (в т. ч. онлайн), готовить материалы и подводить итоги; координировать деловые поездки (бронирование билетов, гостиниц, подготовка визовых документов); отправлять почтовую корреспонденцию через Почту России, Достависта, СДЭК, Яндекс Доставку; регулярно проверять абонентский ящик Почты России; оказывать организационную помощь в мероприятиях компании (заказ логистических услуг, подготовка к транспортировке, контроль); подготавливать электронные доступы для новых сотрудников. Блок 2. Хозяйственное обеспечение офиса. коммуницировать с администрацией бизнес‑центра по хозяйственным вопросам (парковка, аренда, уборка, абонентский ящик); выполнять хозяйственные закупки для офиса (канцелярия, хозтовары, оргтехника) через «Комус», Ozon, Яндекс Маркет, Ситилинк, DNS и другие площадки; контролировать наличие расходных материалов и канцелярии (бумага, картриджи, бытовая химия и т. д.); вести учёт офисных расходов и согласовывать закупки с руководителем; обеспечивать бесперебойную работу офиса. Требования: опыт работы бизнес‑ассистентом / помощником руководителя / координатором проектов от 3 лет; системное мышление и сильные организационные навыки; самостоятельность и ответственность; внимательность к деталям и умение доводить задачи до результата; грамотную письменную и устную речь; стрессоустойчивость и готовность работать в быстром темпе; понимание сути юридических и бухгалтерских документов (договоров, счетов, актов); уверенное владение Excel / Google Таблицами. Условия: работу напрямую с руководителем и участие в управлении операционными процессами; конкурентная заработная плата: ваша зарплата соответствует вашему уровню и вкладу; официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ – гарантия вашей социальной защищенности; график работы: 5/2, офис, время работы с 9:00 до 18:00. Удаленного формата нет. комфортный офис в креативном пространстве Рябовской мануфактуры (пер. Холодильный, д. 3, стр. 3, м. Тульская) – вдохновение каждый день сплоченная команда профессионалов, готовых делиться опытом и поддерживать в сложных задачах. возможность профессионального роста; предоставляется корпоративный телефон.Что ждём в отклике:При отправке резюме и сопроводительного письма, пожалуйста, добавьте небольшой блок (3-- 5 предложений) на тему: «В моём понимании хороший бизнес‑ассистент — это…».Расскажите, какие качества и компетенции, на ваш взгляд, наиболее важны для этой роли, и почему. Нам важно увидеть, насколько ваше видение совпадает с нашими ожиданиями.