Обязанности: Осуществлять координацию технического документооборота Общества, распределять нагрузку среди других специалистов по документообороту. Обучать и консультировать специалистов по работе в СЭД. Обеспечивать своевременную обработку входящей и исходящей документации (бумажной и электронной), в соответствии с установленной процедурой и требованиями к контролю документации. Осуществлять проверку качества всей входящей и исходящей корреспонденции, документов, чертежей и т. д. в соответствии с Системой управления качества документов компании и ISO 9000. Отвечать за получение входящей документации (Трансмиттал) и скачивать ее из SharePoint. Производить загрузку, регистрацию входящей документации в системе электронного документооборота Open Text и распределять полученную документацию назначенным получателям для рассмотрения/утверждения. Создавать сопроводительные ведомости (Трансмиттал) для рассмотренной документации, выгружать их из системы электронного документооборота для передачи контрагентам. Контролировать, отслеживать и модифицировать существующую систему электронного документооборота. Осуществлять ведение различных реестров в рамках проекта. Оказывать содействие в подготовке и проверке документов на основании внутренних и внешних инструкций. Использовать специальные программы для обмена и передачи документов, включая без ограничения SharePoint, CoreWorx, Open Text. Оказывать содействие в организации командной работы для достижения поставленных целей. Осуществлять сбор и подготовку необходимых документов для заседаний, совещаний, рабочих встреч, проводимых руководителем. Осуществлять внедрение и сопровождение системы по контролю документации. Осуществлять сбор информации, подготовку и предоставление аналитических, информационных, справочных и иных отчетов в пределах своих компетенций для их рассмотрения руководителем. Осуществлять контроль за выполнением проектов и иных видов деятельности, определять сроки для выполнения отдельных видов работ и контролировать их соблюдение. Представлять отчетность руководителю. Осуществлять координацию с консультантами и субподрядчиками для получения незакрытых документов и статусов по ним. Оказывать содействие работникам в решении различных организационных вопросов. Требования: Не менее 5 лет общего стажа работы в управлении документооборотом проекта Управленческий опыт не менее 1 года. Английский язык (устный и письменный) – свободное владение Развитые компьютерные навыки: Word, Excel, Power Point. Большой опыт работы с техническим документооборотом и различными видами отчетов. Развитые коммуникативные навыки – умение взаимодействовать с людьми разных культур. Ввод и консолидация данных. Составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов. Умение работать в условиях сложной рабочей обстановки. Профессиональная этика и культура речи. Условия: Вахтовый формат работы 42/42, локация Билибино ЧАО Покрытие расходов на логистику со стороны работодателя. Организация и оплата питания. Работа в стабильной компании с международными проектами. Возможности профессионального роста и развития.
Похожие вакансии