Обязанности:
Бизнес-ассистент собственника / операционный координатор Формат: полная занятость Подчинение: напрямую собственнику Проекты: тактическая медицина и медицинские расходные материалы сервис превентивного сопровождения здоровья. О роли Ищем не секретаря и не помощника по быту. Нужен сильный бизнес-ассистент собственника / операционный координатор — человек, который поможет держать под контролем задачи, сроки, документы, оплаты, подрядчиков и договорённости по двум направлениям бизнеса. Это роль для того, кто умеет наводить порядок в потоке задач, не теряет детали, держит в фокусе приоритеты и доводит договорённости до результата. Главная задача роли — снять с собственника ручной контроль и операционный шум, чтобы проекты двигались системно, а важные вопросы не зависали между людьми, чатами и созвонами. Главная цель должности Освободить собственника от хаоса, ручного контроля и постоянного выбивания статусов, чтобы: задачи не терялись; люди и подрядчики двигались по срокам; документы и оплаты были в порядке; у собственника была понятная картина по ключевым вопросам без погружения в каждую мелочь. Что будет считаться результатом через 3 месяца все активные задачи по двум направлениям ведутся в одной системе; у каждой задачи есть ответственный, срок и статус; после встреч и созвонов есть краткий протокол и follow-up; договоры, счета, оплаты, акты и закрывающие документы не теряются; по клиентам сервиса сопровождения здоровья статусы и оплаты актуальны; собственник получает понятную сводку по ключевым вопросам без необходимости вручную собирать информацию; важные поручения не зависают между командой, подрядчиками и внешними участниками. Основные задачи 1. Операционная координация вести единый список задач по двум проектам; собирать статусы с команды и подрядчиков; следить за сроками и напоминать ответственным; фиксировать решения после встреч и проверять исполнение; эскалировать зависания и просрочки; контролировать, чтобы договорённости доходили до результата, а не терялись в чатах. 2. Поддержка собственника вести календарь, встречи, напоминания; готовить краткие сводки, списки задач и напоминания; собирать и структурировать информацию по запросу; контролировать выполнение поручений; превращать хаотичный поток задач в понятный план действий. 3. Работа с документами и оплатами собирать и систематизировать договоры, счета, акты, закрывающие документы; контролировать, чтобы реквизиты, счета, оплаты и переписки были в порядке; напоминать клиентам и партнёрам об оплатах; взаимодействовать с бухгалтером по запросу собственника; поддерживать простую финансовую дисциплину по операционным задачам. 4. Поддержка проекта по сопровождению здоровья вести таблицу клиентов и лидов; следить за статусами: новый клиент, разбор, сопровождение, продление; собирать анкеты, анализы, файлы и передавать дальше; напоминать о встречах, продлениях и оплатах; фиксировать обратную связь клиентов и причины непродления. 5. Поддержка проекта тактической медицины помогать в координации закупок, подрядчиков, контента, сайта, презентаций; собирать информацию по товарам, поставкам и задачам команды; помогать организовывать планёрки и готовить статус по ключевым вопросам; не давать зависать задачам между клиентским блоком, складом, бухгалтерией и подрядчиками. 6. Дополнительные проектные задачи Помимо координации, в роли будут отдельные проектные задачи: ресерч и сбор информации; поиск подрядчиков и сравнение вариантов; помощь в сборке лендинга, презентации, таблицы, базы данных; организация обзвона или коммуникации; контроль небольших мини-проектов до результата. Что важно в кандидате системность и высокая внимательность; любовь к порядку и ясности; умение вести много задач одновременно и ничего не терять; спокойствие, взрослость, надёжность; умение напоминать и дожимать без конфликта; грамотная письменная речь; уверенная работа с Google Docs, Google Sheets, Telegram, почтой; способность быстро разбираться в новых вопросах; привычка фиксировать договорённости письменно, а не держать всё в голове; высокая включённость в рабочее время; готовность работать в быстром темпе и с большим количеством реальных задач. Будет плюсом опыт ассистентом собственника, координатором, project coordinator, operations coordinator или project manager; опыт работы с подрядчиками, документами, оплатами, таблицами; умение собирать простые лендинги, презентации, структуры, базы; опыт в e-commerce, услугах, медицине, образовательных или сервисных проектах. Кого точно не рассматриваем тех, кто ищет спокойную удалённую работу без высокой вовлечённости; тех, кто теряется без чётких инструкций; тех, кто не любит таблицы, сроки, контроль и follow-up; тех, кто не держит слово и регулярно выпадает из связи; тех, кто совмещает несколько работ и не может быть включён в течение дня; тех, кто хочет только выполнять поручения, но не умеет удерживать систему и доводить до результата. Условия полная занятость; работа напрямую с собственником; высокая скорость, много живых задач и реальное влияние на процессы; сильное обучение на практике; возможность вырасти в руководителя операционного блока / управляющего проектами; оплата: фикс + бонус за результат. Как откликнуться В начале сопроводительного письма напишите: «С вакансией ознакомился(ась), к тестовому готов(а)».Похожие вакансии
Бизнес-ассистент / Операционный координатор
Договорная
Москва. Станции метро: Полежаевская, Зорге, Хорошево, Хорошевская
Курьеры Тут
Операционный координатор / операционный менеджер собственника
От 90 000 до 120 000 руб.
Москва. Станции метро: Полежаевская, Зорге, Хорошево, Хорошевская
Мильчаков Тарас Алексеевич
От 70 000 до 80 000 руб.
Москва. Станции метро: Полежаевская, Зорге, Хорошево, Хорошевская
Кузнецов Сергей Дмитриевич
От 120 000 до 150 000 руб.
Москва. Станции метро: Полежаевская, Зорге, Хорошево, Хорошевская
ГК ОРЛИНК
Бизнес-ассистент / Операционный координатор (Wildberries)
От 60 000 до 130 000 руб.
Москва. Станции метро: Полежаевская, Зорге, Хорошево, Хорошевская
Иванов Николай Николаевич
Бизнес-ассистент / Операционный менеджер в команду собственника
От 100 000 до 130 000 руб.
Москва. Станции метро: Полежаевская, Зорге, Хорошево, Хорошевская
Школьная Лига