О нас: Консалтинговая фирма White Square с офисами в Москве и Дубае, занимающая ведущие позиции в рейтингах Право-300 и Коммерсантъ, включая практику в ОАЭ. Команда White Square – выходцы из международных и российских юридических фирм Cleary Gottlieb, White & Case, Squire Patton Boggs, CMS и LECAP, насчитывает более 70 человек (более 50 в Москве и более 20 в Дубае). Кто нам нужен: Офис-менеджер с опытом работы в международных компаниях, который обеспечит высокие стандарты управления офисами компании в Москве, Дубае и Гонконге в рамках утверждённого бюджета и высокие стандарты сервиса сотрудникам компании и, в особенности, сотрудникам зарабатывающих подразделений. Обязанности: 1. Руководство командой административных служб (бизнес-ассистенты, водители, уборщицы) в Москве, Дубае и Гонконге, определение функционала, постановка задач, учет рабочего времени, оценка эффективности и качества предоставляемого сервиса. 2. Управление офисами компании: - разработка и контроль соблюдения стандартов обслуживания всех офисов - контроль закупок в рамках бюджета на административно-хозяйственные расходы - контроль взаимодействия с арендодателями - выбор наилучших подрядчиков на закупку товаров и услуг - материально-техническое обеспечение рабочих мест сотрудников - подготовка рабочих мест для новых сотрудников 3. Обеспечение регулярного и своевременного документооборота: - контроль документов, связанных с деятельностью офиса (доверенность, лицензии, страховки, договора аренды, подписки на сервисы и т. д.) - контроль реестра подрядчиков (такси, мероприятия, переводы, АХО) и ведение договоров по текущим заказчикам и заключение договоров с новыми подрядчиками в соответствии с правилами и стандартами компании - внешний документооборот, отправка, получение и регистрация документов 4. Обеспечение высокого уровня сервиса для внутренних клиентов (сотрудников компании) с помощью команды бизнес-ассистентов: - контроль бронирования переговорных, встреча гостей - контроль оформления командировок, представительских и командировочных отчеты - тревел поддержка сотрудников, бронирование и покупка билетов регистрации на рейс - занесение активностей в Битрикс - ведение отчетности - координация водителей Что мы хотим в Вас видеть: Высшее образование; Опыт на аналогичной позиции от 3-х лет; Опыт руководства командой от 5 человек; Продвинутый пользователь MS Word, Excel; Высокий уровень организации и самостоятельности; Английский язык на уровне не ниже B2. Мы предлагаем: Достойный уровень заработной платы, состоящий из оклада и бонусов по результатам работы. Оклад обсуждается с успешными кандидатами индивидуально по результатам собеседования; Официальное трудоустройство по ТК РФ; Офис в центре Москвы в районе метро "Чистые Пруды"; Обеды в офисе; Расширенный ДМС со стоматологией; Компенсация занятий спортом. В сопроводительном письме просьба указать ожидания по уровню заработной платы.
Похожие вакансии