Координатор мероприятия (Project Assistant)

Мы ищем координатора, который станет надежной опорой команды в реализации автомобильных проектов: от динамичных тест-драйвов до статичных презентаций и выставок. Формат работы - гибридный: удаленное управление задачами + выезды на площадки в Москве для личного контроля процессов. Ваша миссия быть правой рукой организатора и помогать воплощать мероприятия безупречно: чтобы нужные люди, в нужном месте и в нужное время работали четко по таймингу и без сбоев. Обязанности Управление проектом и взаимодействие с заказчиком: Участие в полном цикле мероприятий от брифинга до итоговой сдачи проекта, помощь на всех этапах. Помощь в коммуникации с заказчиком, согласование тайминга и деталей программы, контроль выполнения договоренностей. Организационное обеспечение и координация: Коммуникация с подрядчиками, помощь в поиске и координации работы площадок, ведущих, артистов, технических специалистов, хостес. Работа с креативной группой: помощь в постановке задач дизайнерам, фотографам, видеографам; контроль сроков и приемка контента. Предварительный осмотр площадок, выезд на объекты до мероприятия для проверки готовности. Финансовое и документационное сопровождение: Помощь в бюджетировании, сбор информации для составления смет, контроль чеков и первичных расходов. Подготовка отчетной документации, сбор фотоотчетов, актов, счетов; помощь в оформлении закрывающих документов. Специфика работы над разными типами проектов: По тест-драйвам (динамические форматы): Участие в коммуникации с заказчиком: согласование тайминга и деталей программы. Работа с техническим оператором: контроль маршрутов, обслуживания автомобилей, перегонов. Предварительная подготовка локаций (рестораны, кейтеринг) и контроль их готовности в день мероприятия. Контроль соблюдения тайминга. Контроль производства мерча, полиграфии и элементов оформления (при необходимости). По презентациям (статические форматы): Участие во взаимодействии с заказчиком: согласование форматов, креативных блоков, сценария. Коммуникация с подрядчиками: помощь в поиске, найме и контроль работы площадок, ведущих, артистов, хостес. Работа с техническими операторами по части автомобилей. Контроль реализации на площадке. Подготовка отчетной документации (фотоотчеты). Требования Ответственный подход к работе — это самое главное. Мы ищем человека, на которого можно положиться. Находчивость, креативность, умение быстро решать нестандартные задачи. Готовность к выездам на мероприятия в Москве (работа удаленная, но требуется личное присутствие на площадках для рекогносцировки и в дни проведения). Желание учиться и развиваться в ивент-индустрии. Исполнительность и внимательность к деталям. Будет большим плюсом: Опыт работы в организации BTL-акций, ивентов или аналогичных проектов. Опыт организации именно автомобильных мероприятий (тест-драйвы, автопрезентации, выставки, выездные презентации). Знание рынка подрядчиков (площадки, ведущие, технический персонал) в Москве. Условия Удаленный формат работы с гибким графиком — вы сами планируете свой день, но с учетом дат мероприятий. Прозрачная система оплаты: фиксированный оклад + процент от реализованных проектов. Ваш доход напрямую зависит от вашей активности и успешности проведенных мероприятий. Работа с крупным заказчиком и интересными автомобильными проектами (тест-драйвы, презентации, выставки). Возможность профессионального роста и расширения портфолио.