Секретарь руководителя (генерального директора)

В компанию, которая производит химические неорганические вещества требуется Секретарь. Обязанности: Организация полного цикла документооборота: прием, регистрация, учет, обработка и рассылка входящей и исходящей корреспонденции. Ведение деловой переписки, ответы на входящие запросы электронной почты. Прием и организация отправки корреспонденции через Почту России, оформление и ведение реестров отправки и получения. Систематизация документов текущего архива и проведение ежегодной экспертизы для передачи на архивное хранение или уничтожение. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ. Редактура и контроль качества подготовки документов, представляемых на подпись руководству, включая проверку грамотности и соответствия установленным правилам. Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной информации. Планирование рабочего графика руководителя, его заместителей, координация рабочих встреч и совещаний. Организация и полное техническое обеспечение совещаний, переговоров и деловых встреч. Ведение приема посетителей. Фиксация (включая протоколирование) и оперативное доведение ключевой информации до сведения руководства и сотрудников. Осуществление оперативной связи с внутренними подразделениями, сторонними организациями и гражданами. Доведение документов и поручений до исполнителей в соответствии с резолюциями руководства. Контроль сроков и качества исполнения поручений и документов. Содействие оперативному принятию решений и организация их своевременного доведения до сотрудников. Оформление пропусков в соответствии с установленным регламентом. Ведение договорной работы (канцелярские товары, продукты для представительских расходов, оформление виз, авиа-, жд- билеты, гостиницы). Организация полного цикла документооборота: прием, регистрация, учет, обработка и рассылка входящей и исходящей корреспонденции. Ведение деловой переписки, ответы на входящие запросы электронной почты. Прием и организация отправки корреспонденции через Почту России, оформление и ведение реестров отправки и получения. Систематизация документов текущего архива и проведение ежегодной экспертизы для передачи на архивное хранение или уничтожение. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ. Редактура и контроль качества подготовки документов, представляемых на подпись руководству, включая проверку грамотности и соответствия установленным правилам. · Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной информации. · Планирование рабочего графика руководителя, его заместителей, координация рабочих встреч и совещаний. · Организация и полное техническое обеспечение совещаний, переговоров и деловых встреч. Ведение приема посетителей. Фиксация (включая протоколирование) и оперативное доведение ключевой информации до сведения руководства и сотрудников. Осуществление оперативной связи с внутренними подразделениями, сторонними организациями и гражданами. Доведение документов и поручений до исполнителей в соответствии с резолюциями руководства. Контроль сроков и качества исполнения поручений и документов. Содействие оперативному принятию решений и организация их своевременного доведения до сотрудников. Оформление пропусков в соответствии с установленным регламентом. Ведение договорной работы (канцелярские товары, продукты для представительских расходов, оформление виз, авиа-, жд- билеты, гостиницы). Требования: Среднее профессиональное образование / Высшее образование Опыт работы по специальности не менее 3-х лет Знание государственных стандартов (ГОСТ Р) в области делопроизводства и документооборота. Умение самостоятельно составлять, оформлять, редактировать и систематизировать документы всех видов (служебные письма, приказы, протоколы и т.д.), включая подготовку к архивному хранению. Уверенное владение программами IRM businessDoc, Excel, Word. Системные знания правил и стандартов деловой переписки, протоколирования встреч и совещаний. Условия: График: 5/2; пн-чт: с 08:00 до 17:00, пт: с 08:00 до 15:45 Адрес: г. Москва, ул. 2-я Вольская, дом 38 корп. 2 Оформление по ТК РФ, ДМС, корпоративный транспорт от метро Некрасовка и ЖД станция Люберцы