Личный ассистент

Обязанности: • Ведение ежедневного и долгосрочного расписания руководителя: планирование встреч, напоминания, координация времени.• Ведение и синхронизация расписаний детей: школа, кружки, занятия, медицинские приёмы, внеклассные мероприятия.• Координация и контроль работы домашнего персонала (домработницы, повара, водителя, няни, садовника и др.), распределение задач, контроль качества и дисциплины.• Организация закупок для дома и семьи (продукты, хозяйственные товары, детские товары), поддержание запасов и инвентаризация.• Оформление заказов в онлайн-магазинах, отслеживание доставки и решение вопросов с возвратами/ремонтом.• Покупка авиабилетов, бронирование отелей, организация трансферов, оформление виз и сопутствующих документов.• Решение организационно‑административных задач: бронирование ресторанов, организация мероприятий и приёмов, координация гостей и кейтеринга.• Поддержка в развитии бизнес‑проектов: сбор и анализ информации, подготовка материалов, координация задач между подрядчиками и командой.• Подготовка и написание деловых текстов: письма, служебные записки, пресс‑релизы, предложения, протоколы встреч, презентации.• Поиск и сбор информации по запросам руководителя.• Работа с большими объёмами информации: систематизация, приоритизация задач, ведение списков дел и контроль выполнения.• Ведение деловой переписки и телефонных переговоров от лица руководителя по поручению.• Подготовка кратких брифов/резюме перед встречами и поездками (ключевые точки, вопросы, контакты).• Составление и контроль исполнения бюджета домашних и служебных расходов; подготовка отчётов и чеков для отчётности.• Организация и проведение собеседований, подбор и оформление нового персонала для дома; проведение проверок рекомендаций.• Ведение деловой и личной документации: хранение, архивирование, обеспечение конфиденциальности.• Решение срочных нестандартных задач и форс‑мажоров, присутствие в режиме гибкой доступности (on‑call) по согласованию.• Организация детских праздников, семейных мероприятий и логистика для выездов.• Контроль подписок, абонементов, страховок, продление и оплатa услуг.• Обеспечение мер безопасности и конфиденциальности для семьи; координация с охраной при необходимости.• Автоматизация и оптимизация бытовых и рабочих процессов (системы напоминаний, списки, шаблоны, базы данных).• Подготовка и сопровождение командировок руководителя и членов семьи (маршруты, документы, подарки, особые требования).• Ведение контактов с ключевыми партнёрами, поставщиками и помощниками, управление контактной базой. • Контроль качества услуг и товаров, ведение отзывов и разрешение претензий в отношениях с поставщиками. • Выполнение личных поручений в пределах согласованных полномочий. Требования: • Опыт работы с руководителями-женщинами. •Знание английского (письменно/устно) — обязательно. • Высшее образование. • Грамотная деловая речь, уверенное составление текстов и переписки.• Умение приоритизировать задачи и работать в многозадачном режиме.• Конфиденциальность, пунктуальность, высокая ответственность.• Навыки переговоров, опыт подбора персонала и работы с подрядчиками.• Опыт организации поездок и бронирований. • Уверенный пользователь ПК, знание основных программ и опыт работы с разными хранилищами данных. • Инициативность и доведение дел до конца. Условия: отпуск 30 календарных дней по согласованию с руководителем выплаты 2 раза в месяц работа в дружелюбном коллективе