PMO Administrator

Мы ищем высокоорганизованного и проактивного Администратора проектного офиса (PMO) / Исполнительного секретаря для поддержки работы Проектного офиса, курирующего разработку финтех-продуктов в странах Юго-Восточной Азии. Роль включает организацию встреч руководства, документирование решений, контроль исполнения поручений и координацию общего календаря встреч компании. Вы будете тесно взаимодействовать с руководством, инвесторами и проектными командами, обеспечивая надлежащее документирование стратегических обсуждений и их трансформацию в конкретные дальнейшие шаги. Эта позиция идеально подойдет кандидату, который внимателен к деталям, структурирован, комфортно чувствует себя в быстро меняющейся среде и свободно владеет русским и английским языками. Обязанности: Администрирование встреч и протоколирование Участие в ключевых встречах компании, включая: операционные встречи и комитеты руководства стратегические сессии встречи с инвесторами заседания Совета директоров Точная запись протоколов встреч, включая: принятые решения назначенные задачи (action items) ответственных лиц сроки выполнения Подготовка структурированных протоколов после каждого собрания. Обеспечение подготовки всех протоколов на английском языке. Ведение централизованного архива протоколов встреч и принятых решений. Документооборот и управление знаниями Обеспечение структурированного хранения: протоколов встреч реестров решений материалов комитетов документации для Совета директоров Обеспечение точности, доступности и актуальности документации. При необходимости-помощь в подготовке отчетов для руководства и инвесторов. Координация календаря и встреч Управление и мониторинг основного календаря встреч компании. Согласование графиков между: руководителями инвесторами проектными командами внешними сторонами Предварительная подготовка материалов для встреч (повестка дня, документы, презентации). Направление напоминаний и контроль присутствия необходимых участников. Организация логистики встреч (онлайн или офлайн). Требования: Образование: Высшее (менеджмент, экономика, бизнес-администрирование или смежные области). Опыт: От 2 до 5 лет работы в роли ассистента руководителя, секретаря, администратора проектов (PMO) или бизнес-координатора. Опыт поддержки работы ТОП-менеджмента обязателен. Английский-уверенный письменный и разговорный (от Upper-Intermediate и выше). Вся документация, протоколы встреч и заседания Совета директоров ведутся на английском. Организаторские способности: отличные навыки ведения записей и документирования, способность структурировать информацию и резюмировать обсуждения, умение отслеживать множество задач и сроков их выполнения. Технические навыки: уверенный пользователь Google Workspace / MS Office, календарных систем, инструментов для видеосвязи. Понимание систем управления документами (Confluence) и опыт использования AI-ассистентов. Личные качества: высокое внимание к деталям, развитое чувство ответственности и умение хранить конфиденциальную информацию, проактивный и структурированный подход к работе, способность работать в быстро меняющейся среде стартапа / финтех-компании. Будет плюсом: Опыт работы в финтехе, банковской сфере, консалтинге или IT-продакшне. Опыт работы в проектном офисе (PMO) или среде управления проектами. Опыт работы с Советом директоров или подготовки отчетности для инвесторов. Опыт работы в международных компаниях или с распределенными командами в разных странах. Условия: Гибкий формат работы: удаленно или офис/гибрид в Москве/Белграде. Участие в развитии международной финтех-группы. Международную команду и динамичную рабочую среду.