Обязанности:
О компании Мы — федеральный интегратор в сфере оснащения образовательных учреждений. С 2007 года реализуем комплексные проекты по поставке интерактивного, лабораторного и IT-оборудования для школ, вузов и детских садов в более чем 50 регионах России. Портфель включает тысячи завершённых проектов, собственные логистические и инженерные компетенции, офисы в Москве и Екатеринбурге. Руководитель — частный собственник, управляющий диверсифицированным портфелем активов в сферах образования, строительства и IT. Миссия позиции Полное освобождение времени собственника от операционных и административных задач за счёт их систематизации, делегирования и жёсткого контроля исполнения. Вы станете ключевым звеном между стратегическими решениями и их практической реализацией, единым центром координации по офису, проектам и личным поручениям. Это позиция для того, кто мыслит как владелец бизнеса, готов брать на себя операционную ответственность и расти до роли Операционного директора (COO) в среднесрочной перспективе. Ключевые зоны ответственности: 1. Управление эффективностью руководителя Полный контроль и интеллектуальное планирование графика собственника: стратегическое календарное планирование, логистика деловых поездок, подготовка материалов для встреч и переговоров. Система приоритизации и контроля исполнения поручений: постановка задач команде (в т.ч. от имени руководителя), мониторинг дедлайнов, эскалация срывов. Организация и сопровождение личных задач (координация с подрядчиками, организация мероприятий, решение бытовых и административных вопросов). 2. Операционное управление и контроль процессов Разработка, внедрение и аудит внутренних регламентов. Управление документооборотом: подготовка проектов договоров, актов, счетов, ТЗ для подрядчиков. Контроль финансовых потоков: ведение платежного календаря (ДДС), согласование выплат, взаимодействие с бухгалтерией. Администрирование работы офиса. 3. Координация команды (25+ чел.) и проектов Онбординг и адаптация новых сотрудников, поддержание стандартов работы. Мониторинг ключевых показателей (KPI) сотрудников и проектов. Оперативное разрешение межфункциональных конфликтов, обеспечение эффективной коммуникации. 4. Взаимодействие с внешним контуром Коммуникация с ключевыми клиентами и партнерами по поручению руководителя. Подготовка и участие в отраслевых мероприятиях, нетворкинг. 5. Аналитика и оптимизация Формирование регулярной отчетности по проектной и финансовой деятельности. Выявление узких мест в операционных процессах и инициация улучшений. Глубокая работа в CRM (Bitrix24 — обязательно) и аналитических инструментах. 6. Выполнение личных поручений - 20% времени. Требования к кандидату Высшее образование. Опыт работы от 3 лет на позиции бизнес-ассистента, офис-менеджера, руководителя проектов или в операционном управлении. Экспертный уровень владения Bitrix24 (CRM, задачи, процессы). Продвинутый уровень работы с Excel/Google Таблицами (сводные таблицы, сложные формулы, построение отчетов). Опыт ведения финансового учета (ДДС, платежный календарь) и работы с первичной документацией. Ключевые компетенции: Системное мышление: Способность видеть взаимосвязи между процессами, проектировать и оптимизировать workflows. Проактивность: Умение предвосхищать запросы, работать на опережение, предлагать решения, а не только исполнять указания. Навыки управления проектами и задачами: Жёсткий контроль сроков, ресурсов и результатов. Стрессоустойчивость и многозадачность: Эффективная работа в условиях высокой нагрузки и частой смены приоритетов. Безупречные коммуникативные навыки и деловой этикет. Условия: Работа в стабильной, растущей компании с социально значимой миссией. Официальное трудоустройство по ТК РФ с оплатой отпускных (28 календарных дней) и больничных листов. Конкурентная зарплата, финальное вознаграждение обсуждается с лучшим кандидатом по итогам собеседования. Гарантированные своевременные выплаты зарплаты два раза в месяц. Ежегодная индексация заработной платы. Комфортный офис, оснащённый всей необходимой техникой для продуктивной деятельности, корпоративная связь. Work-life balance - гибкое начало рабочего дня. Четкая перспектива карьерного роста до позиции Операционного директора (COO) для кандидата, доказавшего свою эффективность и способность масштабировать процессы. Кураторство от опытных коллег и руководителя. Кофе/чай, фрукты, сладости в безлимите и традиционная пицца каждую пятницу. Просим в сопроводительном письме ответить на два вопроса: Опишите, как вы выстраиваете систему контроля исполнения поручений в условиях их большого потока от разных руководителей/отделов. Приведите пример, когда ваша проактивность позволила предотвратить проблему или существенно оптимизировать регулярный процесс.Похожие вакансии
Бизнес-ассистент собственника /операционный менеджер
Договорная
Москва. Станции метро: Тульская, Верхние Котлы, Крымская, ЗИЛ
Белая радуга
Бизнес-ассистент / Операционный ассистент собственника
От 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Тульская, Верхние Котлы, Крымская, ЗИЛ
Голубцова Анна Сергеевна
От 70 000 до 80 000 руб.
Москва. Станции метро: Тульская, Верхние Котлы, Крымская, ЗИЛ
Кузнецов Сергей Дмитриевич
От 150 000 до 220 000 руб.
Москва. Станции метро: Тульская, Верхние Котлы, Крымская, ЗИЛ
Точка Черного
От 110 000 руб.
Москва. Станции метро: Тульская, Верхние Котлы, Крымская, ЗИЛ
Мона Биолаб
От 60 000 до 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Тульская, Верхние Котлы, Крымская, ЗИЛ
Технологии IL