Ведущий делопроизводитель R&D

Обязанности: Разработка положений, регламентов, процедур, порядков, протоколов, отчетов отдела по исследованиям и развитию и иных документов, входящих в перечень документооборота отдела: Регламент разработки и внедрения новых продуктов в ассортимент компании; Процедура действий при разработке и обосновании сроков годности; Процедура заведения и изменения основной рецептуры продукта; Процедура ввода и заказа новой номенклатуры вспомогательных материалов посредством служебной записки; Процедура согласования рецептуры разделки анатомической части мясного сырья; Процедура ввода-вывода-заказа номенклатур СИМ-ТУМ ГП; Процедура проведения дегустаций; Процедура согласования проведения экспериментов на производственных площадках) и другие документы, регламентирующие деятельность отдела. 2. Выполнять работу в соответствии с утвержденными планами работ на неделю и полученным заданием от непосредственного руководителя в письменном, устном или электронном виде. 3. Предоставлять письменный отчет о результатах выполнения запланированных задач еженедельно, а также устный отчет о результатах выполнения ежедневных задачах. 4. Разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии систему документооборота Отдела. 5. Участвовать в разработке и актуализации внутренних инструкций и регламентов Отдела в пределах своей компетенции. 6. Организовывать: Процесс подписания ТС и ТО; Процесс ведения и архивирования документов; Процесс приема, регистрации, учета и распределения входящей корреспонденции; Процесс отправки сотрудников в командировку (заказ билетов, бронирование гостиницы); Процесс организации корпоративных мероприятий; Процесс информирования непосредственного руководителя об изменениях и недостатках в документообороте отдела; Процесс отправки образцов в испытательную лабораторию; заказ образцов продукции с поточного производства для проведения контроля технологами-разработчиками; согласование планируемых технологами-разработчиками выработок на поточном производстве на предстоящую неделю; Сбор денег на дни рождения и другие праздники; Заказ чая и кофе; Отправку писем почтой России; Заказ канцелярских принадлежностей для нужд сотрудников отдела; Создание учетной записи и электронной почты, а также подключение к информационным ресурсам новых сотрудников. Оформлять через электронную автоматизированную систему 1 С: Документооборот (при необходимости в бумажном варианте) по запросам сотрудников Отдела: Служебные записки на внос/вынос/вьгвоз: готовой продукции, ингредиентов и прочих ТМЦ для испытаний и перемещений между обособленными подразделениями компании, а также в сторонние испытательные лаборатории/центры: Гостевые пропуска для посетителей; Ежедневно или своевременно вести и актуализировать: Реестры внутренних документов отдела; Сводную таблицу по контролю сроков годности продукции; Сводную таблицу по контролю за выпуском нового продукта (дегустации). 7. На основании сводной таблицы по контролю сроков годности продукции предоставляет еженедельный отчет директору по исследованиям и развитию. 8. Оформлять презентации по статусам задач отдела и проектам. 9. Осуществлять процесс согласования договоров через систему 1 С: Документооборот, включая заведение карточки контрагента через систему 1 С: МТЛ. 10. Составлять и обеспечивать подписание у смежных подразделений спецификаций на готовую продукцию. 11. Принимать участие и подготавливать документы для проведения совещаний, протоколировать результаты. 12. Вести табель учета рабочего времени сотрудников через 1 С: ЗУП в рамках головного подразделения. 13. При поступлении прямых указаний или распоряжений непосредственного руководителя или вышестоящего руководства выполнять их в установленные сроки. Требования: Образование высшее Знание основных положений системы делопроизводства и нормативно-правовых актов Умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.) Умение вести коммуникации с клиентами Владение ПК и офисной техникой Хорошее знание MS Office (Word, Excel), 1С Опыт работы на аналогичной или схожей должности Готовность к большим объемам работы Внимательность, исполнительность, организованность, стрессоустойчивость Условия: Оформление в соответствии с ТК РФ, социальный пакет График работы 5/2 с 8:30 до 17:15 Официальная заработная плата (обсуждается с успешным кандидатом индивидуально) Возможности профессионального роста и обучения Бесплатное питание в нашей корпоративной столовой Предоставляется продукция по бонусным картам Шаговая доступность от метро Бутырская, ж/д платформы Останкино Поддержка семей с детьми-подарки к 1 сентября и Новому году, путевки в летние лагеря Корпоративный спорт