Секретарь приемной генерального директора

Обязанности: Организационное обеспечение приемной генерального директора: качественное и своевременное выполнение поручений руководителя; подготовка и организация совещаний руководителя (постановка встречи в календарь, сбор участников и материалов); контроль за графиком встреч, оперативное реагирование на изменение в расписании; организация командировок генерального директора, оформление закрывающих документов; ответы на телефонные звонки, консультация внешних контрагентов по телефону, распределение потока поступающих запросов по телефону на ответственных сотрудников Общества; организация приема гостей и посетителей приемной руководителя и т.д. Обеспечение документооборота Общества: работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация, учет, хранение, оформление писем и т.д.); ведение реестра зарегистрированных писем/служебных записок/приказов/протоколов, журнала ДСП и КТ форм; работа в системе электронного документооборота (оформление карточки документа, регистрация в системе, направление ответственным лицам); оперативное отслеживание корпоративной почты Общества, своевременное направление писем/запросов адресатам и контроль за их исполнением; организация приема внешних писем на бумажном носителе; подготовка и передача документов на архивное хранение/уничтожение. Требования: Высшее образование. Опыт работы помощником руководителя/секретарем в крупной нефтегазовой или банковской компании от 2-х лет. Знание электронного документооборота. Навыки работы с программами: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Adobe Acrobat, желательно КСЭД, SAP. Опыт работы по контролю за исполнением поручений. Коммуникабельность, ответственность, высокая скорость мышления, многозадачность, умение держать в голове несколько задач и их оперативно исполнять, умение работать с большими объемами информации, грамотная речь, гибкость ума, ответственность, готовность к монотонной работе. Желательно знание английского языка на уровне не ниже intermediate. Навыки работы с документами служебного пользования. Дополнительно приветствуются профессиональные курсы секретарей. Условия: Работа в Дочернем обществе ПАО «НК «Роснефть». Оформление по ТК РФ. Годовое вознаграждение по итогам работы за год. Ежегодная индексация заработной платы. ДМС и страхование от несчастных случаев. Дополнительные программы мотивации и социальной поддержки работников. График работы 5/2 пн-пт, 1 неделя с 08:00 до 17:00, 2 неделя с 10:00 до 19:00. Офис м. Шаболовская, м. Октябрьская.