Обязанности:
Важно: Мы ищем не просто ассистента, а вовлечённого, тактичного и ответственного человека, который чувствует настроение и приоритеты руководителя, способен быть включённым 24/7 и не боится нестандартных задач. Вы — надёжная правая рука, а не диспетчер. В Ваши обязанности будет входить: Организовывать работу руководителя; Планировать рабочий день руководителя; Фильтровать приоритетные задачи и события; Уведомлять руководителя о запланированных мероприятиях, в случае необходимости вносить корректировку; Уведомлять об изменениях во встречах руководителя и участников встречи от Общества; Организовывать совещания (подготавливать необходимые материалы, список участников); Предоставлять информацию по запросу руководителя в доступном к пониманию и оценке виде; Организовывать участие руководителя в мероприятиях различного уровня (узнавать все детали и предоставить развернутую информацию о мероприятии, адресе, условиям прохода. Подготавливать все необходимые материалы, документы и предоставлять руководителю); Обеспечивать наличие в достаточном количестве питьевой воды, средств гигиены, и иных предметов по запросу руководителя; Вести делопроизводство: Осуществлять сбор, оформление, регистрацию документов; Вести протоколы совещаний по установленной форме. По окончанию совещания, в кратчайшие сроки отправлять протоколы участникам, получая подтверждения, при необходимости корректировать формулировки задач без потери смысловой нагрузки; Координировать работу между сотрудниками, находящимися в прямом подчинении у руководителя. Своевременного передавать информацию, быть на связи, оказывать содействие; Принимать гостей и посетителей. Создавать благоприятную атмосферу, проявлять заботу, предлагать разместить вещи, чай или кофе, сопровождать гостей; Организовывать командировки, встречи руководителя (бронирование билетов, разработка маршрута, бронирование отелей, планирование и организация мероприятий); Осуществлять своевременный заказ канцелярии, бытовой химии при необходимости совершать разнохарактерные покупки по запросу; Составлять маршрут водителя на день с указаниями адресов и времени. Предоставлять для ознакомления водителю заблаговременно (вечером предыдущего дня); Оформлять пропуск на машину и водителя (при наличии парковки/въезда на территорию); Координировать работу водителя в течение смены, сообщать об изменении маршрута/поручений и пр. Вести блок задач family-office: Выполнять личные поручения руководителя; Подбор и заказ различных товаров; Бронирование билетов и гостиниц, организация трансфера для руководителя Мы ожидаем от кандидата: Аналогичный опыт работы помощником или ассистентом руководителя (первое лицо) от 3-х лет, оконченное высшее образование; Готовность быть на связи 24/7 (ответить на звонок); Формат “правая рука руководителя” — Вы в курсе всего важного, с гибким графиком и максимальной вовлечённостью и поэтому режим 24/7 будет иметь место в Вашей работе, однако такое ценного опыта Вы точно не приобретете ни в одной компании России. Уверенный ПК пользователь, знание основных офисных программ и техники; Умение организовать он-лайн связь, совещание и пр. Знание делового этикета. Готовность к работе в режиме многозадачности и быстроту мышления. Мы предлагаем: Официальное трудоустройство, полное соблюдение ТК РФ; Режим работы- ненормированный рабочий день, 5/2 с 9.00 час. (суббота, воскресенье выходной); Стабильную заработную плату; Возможности карьерного роста; Комфортабельный офис в центре Москвы, м. Кропоткинская / Смоленская. 7-10 минут пешком. Резюме без фото не рассматриваются. Спасибо за понимание.Похожие вакансии
Бизнес-Ассистент к первому лицу промышленного Холдинга
От 300 000 до 400 000 руб.
Москва. Станции метро: Белорусская, Маяковская
ГК ВИЗАВИ Консалт
Личный помощник руководителя (Family office)
Договорная
Москва. Станции метро: Белорусская, Маяковская
Мангазея
Личный ассистент / Family Office
От 80 000 до 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Белорусская, Маяковская
Белявская Ксения Игоревна
Персональный ассистент (Family office)
Договорная
Москва. Станции метро: Белорусская, Маяковская
Виво Маркет
Личный помощник руководителя (90% family office)
Договорная
Москва. Станции метро: Белорусская, Маяковская
ASTERUS (ООО ВХД Менеджмент)
Личный помощник (Family office)
От 200 000 руб.
Москва. Станции метро: Белорусская, Маяковская
Кадровое агентство ИМПЕРИЯ КАДРОВ