Помощник руководителя департамента

Обязанности: ведение полного документооборота Департамента, подготовка проекта договорных документов: договора, дополнительных соглашений, спецификаций, внутреннее согласование с бухгалтерией и юристами, отправка и согласование договорных документов с поставщиками и заказчиками, проверка итоговых версий документов на полное соответствие согласованным правкам и последующее подписание у генерального директора; сбор документов для участия в тендере, подача тендерной документации через ЭТП; переписка с заказчиками и поставщиками: подготовка и отправка официальных писем, ответов на запросы, ведение деловой переписки от имени компании; передача на оплату ежемесячных счетов; взаимодействие с бухгалтерией: запрос у поставщиков и заказчиков исправлений некорректных документов; своевременная передача их в бухгалтерию; взаимодействия с юридическим отделом: сбор учредительных документов от поставщиков для заключения договора; Travel-поддержка сотрудников Департамента: заказ авиа и ж/д билетов; бронирование гостиниц, оформление командировок; оформление доверенностей сотрудникам департамента; ведение графика платежей во внутренней программе компании; взаимодействие с курьерскими, почтовыми службами; составление внутренних документов компании, таких как путевые листы, служебные записки; закупка спецодежды и рабочего инструменты для сотрудников департамента; ведение базы данных договоров; контроль оплаты счетов от Заказчиков; взаимодействие с региональными подразделениями Департамента; в случае болезни/отпуска специалиста отдела снабжения: обеспечение закупки электрооборудования и комплектующих: формирование заявок поставщикам, получение счетов на оплату, отслеживание сроков по заказам, согласование отгрузки с поставщиками, оформление заявки на перевозку транспортной компании. Требования: уверенное владение пакетом Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint). уверенный пользователь ПК, Интернет; грамотная речь; способность к обучению; оперативное реагирование; работа в команде Условия: работа в офисе, график - 9:00-18:00 пн-пт.; оформление в соответствии с ТК РФ. оформление полиса ДМС со стоматологией после испытательного срока; корпоративный спорт: спортзал; корпоративные праздники и подарки для детей на Новый год.