Офис-менеджер/Секретарь (м. Курская/Чкаловская)

О компании: ALPINE Tax — консультационная компания, специализирующаяся на налоговом и юридическом сопровождении состоятельных частных клиентов (HNWI/UHNWI). Мы предоставляем комплексные решения в области российского и международного налогообложения, структурирования активов, валютного и миграционного законодательства. Собственные офисы в ОАЭ, Испании, ЮАР позволяют нам оказывать услуги без посредников в ключевых юрисдикциях. Наша команда — одна из первых в России, кто сфокусировался на работе с частными клиентами. Компанию и её экспертов ежегодно отмечают международные рейтинги: Chambers and Partners, Legal 500, International Tax Review. Почему ALPINE Tax: Здоровая рабочая атмосфера и открытые, простые коммуникации; Минимум бюрократии — максимум фокуса на результат и эффективность; Вклад каждого виден и ценится; Ты сама влияешь на свою карьеру и растёшь вместе с компанией; В настоящее время в небольшую, но активно развивающуюся компанию мы ищем специалиста на позицию Секретаря/офис-менеджера. Обязанности: Организация и сопровождение встреч, совещаний; Хозяйственное обеспечение офиса; Бронирование переговорных комнат; Организация онлайн-конференций (60% времени); Назначение и ведение встреч в календаре Outlook; Информирование участников встреч о месторасположении офиса, о правилах парковки; Подготовка переговорных (проверка чистоты, наличие раздаточных материалов и канцелярии, наличие напитков); Предложение гостям и приготовление кофе и чая на встречах; Работа с оргтехникой и СКУД: Сканирование, ксерокопирование и вывод на печать документов по просьбе сотрудников; Оформление гостевых и постоянных пропусков; Ведение календаря руководителя с отслеживанием встреч и занятости переговорных комнат; Работа с электронной почтой Outlook; Работа с курьерскими службами; Заказ канцелярских принадлежностей (Комус), подарков клиентам и визиток; Работа с персоналом: Организация рабочего места нового сотрудника на наличие канцелярских принадлежностей и рабочего компьютера; Отслеживание дней рождения сотрудников и организация поздравлений; Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам закрывающих документов и оплат; Оформление билетов и бронирование отеля - в случае командировок сотрудников. Работа с СРМ Битрикс24: Заведение запросов в систему, отслеживание дальнейшей работы по входящим звонкам и запросам с электронной почты. Жизнедеятельность офиса: Организация бесперебойной работы офиса, в случае неполадок – оперативное устранение с помощью привлечения различных технических служб. Взаимодействие с арендодателем по вопросам, касающимся технической поддержки офиса и вызова коммунальных служб; Взаимодействие с внутренней ИТ службой по вопросам, касающимся компьютеров и оргтехники. Взаимодействие с маркетингом: Участие в подготовке маркетинговых мероприятий (бизнес-завтраки, конференции и т.п.); Оказание технической помощи (рассылка писем, сбор и обобщение информации и т.п.). Требования: Аккуратный внешний вид, доброжелательность, вежливость, инициативность; СТРОГО профильный опыт работы от 2-х лет в качестве офис-менеджера/секретаря (строго в коммерческих структурах); Желание работать с людьми и оказывать им сервис; Соблюдение делового этикета: Грамотная речь; Высокий уровень культуры; Опытный пользователь платформой Zoom, Microsoft Teams, Outlook и пакета MS Office (Excel, Power Point, Word), Условия: Оформление по ТК РФ с первого дня работы; Полностью белые и прозрачные условия труда; График работы 5/2 с 9.30 до 18.30 (с 10.00 до 19.00); Расширенный ДМС, который включает стоматологию и обслуживание в премиальных клиниках Москвы; Ежегодная аттестация с пересмотром заработной платы; Здоровая атмосфера в коллективе; Возможность повышения квалификации за счет обучения, участия в тренингах; Возможность расширения функционала и роста внутри компании; Комфортабельный офис класса А в 5 минутах пешком от м. Курская. Если Вы дочитали до конца, пожалуйста пришлите сопроводительное письмо с указанием того, что Вас мотивирует, а что демотивирует в рабочих задачах.