Офис-менеджер / Специалист по делопроизводству и взаимодействию с клиентами

Особенности компании: 20 лет на профессиональном рынке в условиях хозрасчета; малое предприятие; научная инжиниринговая и консалтинговая компания, специализирующаяся в сфере исследовательской, экспертно-аналитической, экспертной и судебно-экспертной деятельности. Направления деятельности: инжиниринговая, градостроительная, строительная деятельность; изыскания, проектирование, стоимостная оценка, обследование, расчеты, цифровое моделирование, испытания строительных конструкций, зданий и сооружений. Ключевые функции: cотрудник администрации, с полным / частичным исполнением функций в режиме «помощник руководителя» и «офис-менеджер»; работа с клиентами с одной стороны и руководителями / работниками учреждения, с другой стороны; Обязанности: Обеспечение потребностей учреждения и Администрации в коннекте и коммуникациях «по вертикали и горизонтали», организационно-административная поддержка офиса - заказ канцтоваров, воды, помощь в организации совещаний и организации встреч, встреча гостей (чай/кофе), организация переговорных (бронирование, подготовка проектора); Ведение полного цикла делопроизводства, прием, регистрация, учет, отправка корреспонденции, технической документации и пр. Работа с договорами, счетами, актами (выставление, согласование, подписание, учет). Организация документооборота с контрагентами (ЭДО Диадок, СБИС). Взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России. Участие в организации и ведении архива технической документации. Общие требования к кандидату: Образование не ниже среднего (специального) или высшее, опыт работы с документами не менее 2 лет, желание совершенствоваться в этом направлении и учится в свободное время (возможно при поддержке организации). Профессиональные знания, умения, навыки: Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016 (или актуальные требования к оформлению организационно-распорядительных документов). Продвинутый пользователь ПО (Word, Excel, Outlook, Adobe acrobat, Fine reader, архиваторы, CRM системы) и 1С (любая версия). Взаимодействие с оргтехникой: контроль расходных материалов, заправка картриджей. Понимание принципов систематизации документов, умение работать с большими объемами информации. Опыт подготовки и отправки писем, запросов и отправки документов в государственные органы, организации, гражданам. Грамотная устная и письменная речь. Знание английского языка на уровне «перевод со словарем» Личные качества: Высокая самоорганизация и ответственность. Внимательность и аккуратность при работе с цифрами и реквизитами. Коммуникабельность, доброжелательность, готовность помогать коллегам и клиентам. Способность сохранять спокойствие в режиме многозадачности. Дополнительные аспекты (плюсы): Опыт работы в проектных, строительных, инжиниринговых компаниях. Знание основ кадрового делопроизводства (прием/увольнение). Навыки работы с офисной АТС.